發布時間：2023-02-28 15:50:53
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的數字檔案工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化
中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。
1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求
1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎
隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。
隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。
1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理
隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。
2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法
2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證
市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。
2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系
圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。
2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調
圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。
綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。
參考文獻
關鍵詞 數字檔案室 電子文件 管理
在現代信息技術發展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發揮著不容忽視的作用。對于電力企業來說，在企業的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。
一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎
一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發展，加強檔案信息系統研發，將數字檔案室建設作為企業信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統”納入“信息化應用系統”統一籌劃開發，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現了檔案管理系統和電力企業業務系統的集成，基本形成了較為完整規范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統一便捷”的信息展示平臺。
另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現有系統，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環節應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發檔案掛接、統計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統的整體掛接和查閱利用，充分發揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現了檔案資源的集中管理。根據信息系統的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開
首先，領導重視為各項工作的有序開展創造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業各項工作同布置、同落實；每年印發《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業務主管部門、市檔案局業務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統檔案的管理現狀、檔案信息系統建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。
其次，強化指導監督。數字檔案室建設涉及企業多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環節進行監控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統計標識密級文件，從源頭上區分檔案數據的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規定以及全市“十二五”檔案事業發展目標中關于國有企業全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規范和相關標準，規范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規定，統一工作標準，明確發展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規范電子文件管理的制度；形成“信息系統內查閱電子檔案的方式”，對信息系統內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規定查閱范圍，科學設定利用權限，規范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續發展
一是強化統籌規劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統相比發生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統、檔案數據庫管理系統；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統和多媒體技術等的發展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現機關檔案工作從文件收發、歸檔整理到電子存儲等多環節檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環境；要遵循統籌開發的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統的特殊性和專業性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。
三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發生改變，其工作模式與傳統工作相比也發生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業的檔案業務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻
[1] 李天一.數字檔案館建設的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.
（1）檔案信息化基礎建設
隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設計企業檔案信息化系統的建設已經相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網站的建設，檔案管理網站系統可更好的實現檔案資源的服務工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現檔案信息化標準的建設執行。
（2）檔案信息化建設的缺少資金投入。
檔案信息化建設是一項巨大資金投入的建設，目前，多數企業對檔案的管理不重視，導致資金投入不到位，難以有效的實現檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領導的高度重視，但受到科技資金數額的限制，仍難以實現網絡信息化的建設進程。
（3）檔案信息化建設人才缺乏。
從信息產業部的統計數據可知，我國產業信息化的發展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養，導致在檔案信息化的管理與維護中出現一系列的問題。針對勘探設計企業來講，人才缺乏主要表現在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業的技能培訓與教育；第二，缺乏具有信息化專業只是的檔案管理人員，在軟件系統的開發、使用與維護過程中，受專業信息知識的限制，一旦系統出現問題，只能尋求技術人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設的速度與質量。
（4）檔案信息資源整合不完善。
目前，勘探設計企業檔案資源的質量與數量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發利用的主要特點，檔案資源需求也呈現出全面化與豐富化。但是，多數勘探設計企業內部部門間溝通不足，缺乏溝通與協調，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環境不同，導致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉換，這樣，必然會出現多次重復性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發展的關鍵點。
2 勘探設計企業檔案信息化建設與檔案管理的措施分析
（一）完善檔案信息化工作體系
只有構建了相應的工作體系，才可以更加順利地建設檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執行電子文件管理等相關規定，同時，構建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結合檔案法，賦予檔案局相應管理職能，在信息化建設中，檔案部門積極協調，對工作體系進行統一建設。另外，在電子政務建設中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設。要對法規制度等進行完善，規范工作行為，編制檔案信息化建設專項規劃和工作任務分解表等，明確目標任務、完成時限以及責任單位等；在此基礎上，完善現有法律法規，強化監督檢查和執法。
（二）推進檔案數字化和資源共享
資源建設是檔案信息化建設的核心內容，要結合這個中心開展其他工作，要將檔案數字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數字化建設，按照相應原則，科學編制工作計劃，強化監督檢查工作，以便順利開展檔案數字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎上，還要構建檔案數字化目錄，投入相應人力、物力和財力資源，各部門協同工作。此外，實行紙質和電子文件雙歸檔制度，并關聯并存規定范圍內的文本和圖形文件，實現檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結合相關標準，統一構建檔案信息管理系統，有機融合本系統和辦公系統，在網上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
（三）創新檔案信息服務手段
檔案信息化建設主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創新檔案信息服務手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務能力，結合我國相關規定，科學設定檔案公開級別，并構建檔案信息資源網上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關資源，逐步完善檔案信息資源網，實現檔案信息網上查詢。對于部分無法公開于網絡上的檔案，可以應用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務，借助于網絡檢索，相關人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應用先進的身份認證和網絡監控技術，同時強化訪問控制，對標準進行構建，明確規定備份機房和技術條件，保證檔案信息安全。
3 推進企業檔案信息化建設中的幾點建議
（一）明確企業檔案信息化建設的目標
檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展，企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。
（二）企業檔案信息化建設的任務和實現途徑
企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況，使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。
（三）檔案信息建設中應注意的問題
一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。 企業檔案數字化建設存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術，努力使自己成為復合型人才；另一方面，企業檔案部門也要加強人才結構的調整，有計劃地引進計算機專業人才，加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。
工程科技檔案信息服務知識化概況
科技檔案編研是對科技檔案信息的深層次挖掘、加工、整合，是知識化服務的一種形式。早在20世紀80年代初，我們的科技檔案工作者撰寫的《“X X X”壓力控制系統科技文件材料的管理》一文，總結概括了型號任務。中對科技文件材料的管理環節與過程，為科技文件管理模索出了一套新辦法，提高了歸檔質量，并提供了該任務中科技文件的知識內容，在一定程度上體現了知識化信息服務的萌芽。1998年，我們編著的《航天醫學工程科技檔案館指南》一書，對館藏科技檔案文件材料進行了系統完整的介紹與統計，并按專題、分類、獲獎等級等提供了相關目錄信息與知識內容的介紹，為科研用戶提供了較為翔實全面的檔案信息服務。90年代末至今，我們先后利用《航天醫學工程科技檔案管理系統》《設計圖紙管理系統》《型號任務技術文件、科技檔案計算機管理系統》，實現了文件、檔案信息的計算機管理，使我所型號任務中產生的科技檔案管理達到規范化、標準化和自動化，隨時或定期向科研人員提供所需的專題科技檔案信息服務。多年來，中心科技檔案工作者努力為型號任務提供檔案信息利用服務保障。針對中心的重點科研項目，及時為科研用戶提供有針對性的檔案信息利用服務，充分發揮了科技檔案的作用，每年為型號任務研制、試驗、生產、評審等各項工作提供科技檔案、文件、圖紙、聲像檔案資料、軟件產品配置管理等利用服務2000余冊次／人次。為項目取得社會效益和經濟效益奠定了基礎，也在一定程度上為科研用戶提供了相應的知識化檔案信息服務。
這些實例表明，中心開展科技檔案信息服務知識化起步較早，并且一直在堅持不懈地開展相關工作，但實事求是地說，這項工作計劃性和系統性還不夠，尚未提升到一定的理論高度與層次。在工作實踐中，我們認識到需要進一步加強科技檔案信息服務知識化的創新，以檔案信息網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進科技檔案信息服務知識化的進程，為科研用戶提供知識化的科技檔案信息服務已勢在必行。
科技檔案信息服務知識化的思路框架與主要措施
(一)思路框架
航天醫學工程科技檔案信息服務知識化的主要功能是在航天醫學工程科技檔案信息數字化管理的基礎上，通過數字檔案信息資源的分類體系的構建和用戶信息的獲取，構建用戶信息需求偏好模型并實施智能知識推薦服務。它是科技檔案管理系統的外部接口，在系統管理和數據庫處理的基礎上完成數字檔案信息、系統演示、知識推薦和參考咨詢的模型和算法處理功能，并通過系統管理完成數字檔案信息和知識的輸出，實現科技檔案信息系統服務知識化的總體目標。其流程主要包括4個組成部分。如下圖所示：
1 資源分類。按照科技檔案分類標準構建數字檔案信息資源分類體系，形成數字檔案信息資源分類樹，為信息服務知識化提供有序化的數字信息基礎。
2 用戶建模。科技檔案部門在科研用戶信息獲取、用戶信息描述和用戶信息反饋的基礎上，建立科研用戶信息需求偏好模型，為有效開展數字檔案信息服務知識化提供模型和算法支持。
3 反饋處理。根據科研用戶提供的各類反饋信息，如科研用戶需求調查反饋信息、用戶操作日志、用戶對系統服務功能的評價和建議以及與用戶需求相關的其他各類信息等，進行符合系統需要的科研用戶信息編輯、加工和處理，為用戶模型的優化和改進提供信息反饋支持。
4 知識推薦。通過科研用戶信息需求偏好模型的優化和持續改進，針對網絡用戶的信息咨詢請求，推送科研用戶所需要的知識并給用戶的決策提供支持幫助。
(二)主要措施
科技檔案信息服務工作在信息加工、知識組織、傳播學習、共享交流等環節中發揮著積極的作用，促使科技信息到知識的躍遷。科技檔案信息服務知識化的主要措施如下：
1 加強信息服務知識化理論與技術的學習。信息服務知識化是基于信息服務的一種服務理念的創新，信息服務知識化包含了知識時代的許多先進服務理念，其中不少是科技檔案工作可以借鑒的。知識化主張運用集體的智慧整合單位各種形式的知識資源，提高單位的應變能力和創新能力，實現顯性知識和隱性知識的共享；單位知識創新的源泉在于知識的轉化，知識轉化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內部化。科技檔案是單位在科研試驗、生產等活動中形成的各種記錄，是固化的知識，屬于顯性知識。因此，基于知識化的理念，科技檔案部門僅僅局限于管理已經文本化的科技檔案資料是很不夠的，而應該根據自己在科研管理中的地位和工作性質，在做好科技檔案信息資源開發利用的同時，加強信息服務知識化理論與技術的學習，積極運用知識管理的先進現代信息技術，比如，知識管理體系中的通訊網絡、群件技術、推拉技術、多維度分析技術、數據挖掘技術等，從而在理論水平和技術水平上加強科技檔案信息服務的知識化。
2 擴大科技檔案的收集范圍。科技檔案部門應當轉變觀念，將知識獲取作為航天醫學工程科技檔案收集的重要工作內容。一方面要對現有的航天醫學工程科技檔案信息材料進行知識化加工；另―方面，要注意在中心內部及外部環境中進行知識的多渠道收集和加工，如進行技術追蹤收集、合作交流收集、科研調查收集、信息網絡收集等。進一步豐富科技檔案館藏之后，科技檔案部門參與單位的知識管理才有更多的資本，才能為科研用戶提供更多、更及時、更有效的知識化的科技檔案信息服務，從而為單位的科研活動作出更大的貢獻。
3 做好數字化科技檔案資源建設工作。建立科技檔案共享信息和共享知識的文化環境，進一步做好航天醫學工程數字化檔案信息資源建設工作，借助計算機技術和信息網絡手段，通過局域網絡，積極開展航天醫學工程科技檔案收集及借閱利用服務，主動引導各類人員貢獻知識。
4 促進科技檔案信息資源的知識化。對航天醫學工程科技檔案材料和收集到的各類信息進行有序化組織、整合和精加工，形成批量的知識單元，同時結合中心的愿景戰略、項目規劃、技術課題、實施方案等，了解新技術動態，加強科技檔案信息資源知識化研究，并形成各種特有的科技檔案知識產品，從而為各項科研活動提供知識化的信息服務。
5 建立航天醫學工程科技檔案知識平臺。科技檔案管理部門應當成為知識交流的橋梁和紐帶，成為知識的中介和交流平臺的搭建者，檔案管理人員應主動引導知識的產出方，例如科研課題的負責人、科研項目的主要完成人等，提供專業領域的知識和訣竅，而不只是被動地接收科研人員的歸檔材料。在知識的需求、使用方面，積極改進工作手段，建立航天醫學工程科技檔案知識平臺，注重特色信息資源和個性化信息資源服務，促進知識的傳播、共享和交流，幫助科研用戶有效地獲取知識，使其在科技創新活動中取得更大的成功。例如：科技檔案的查詢、檢索等服務，都可以通過局域網絡功能實現，提供科研用戶所需的知識單元。同時，利用網絡的技術優勢，拓寬信息服務領域，科技檔案信息服務工作和信息服務人員將越來越重要，“網上知識沖浪員”“網上知識導航員”將成為新型的科技檔案館服務人員。
在我國國民經濟中起重要作用的中央企業，檔案管理工作在大數據時代的背景下，面臨著挑戰和新的發展機遇。中央企業檔案是中央企業重要無形資產，是國有資產重要組成部分，要求在當前先進信息技術加速發展的大背景下，充分利用大數據技術推動企業檔案資源開發利用，使檔案資源更好地發揮支持企業決策、管控、創新、發展，提升競爭力的基礎數據資源的作用。
從2010年起，中央企業的檔案工作由過去國家檔案局直接管理轉變為由國務院國資委直接管理與指導。中央企業的檔案管理進入了新的發展時期，尤其是實行檔案評價工作以來，央企的檔案管理工作起到了很好的推動作用，檔案管理體系、制度不斷健全，硬件建設、人員配備不斷加強，館藏資源不斷豐富，管理現代化水平不斷提升，檔案信息資源開發利用不斷加大，央企檔案管理進入了快速發展時期。但隨著科技水平不斷地發展，企業管理水平不斷地提高，當前檔案管理水平已遠遠不能滿足當今時展的需要。
2、中央企業檔案管理存在的問題
2.1領導對檔案管理工作的重視程度不高。某些企業領導受短期經濟效益影響，對檔案管理缺乏重視，沒有將檔案管理納入企業重要的基礎管理工作范疇，工作標準和要求不高，“某些企業重經營、輕管理，檔案管理走下坡。”沒有認識到檔案是現代化企業管理的基礎工作和企業文化建設的重要內容，這是造成檔案管理水平不高的重要原因。
2.2檔案管理投入嚴重不足。“多數企業對檔案管理缺乏重視，有錢也舍不得投資，資金問題成為一些地區和部門檔案工作發展的最大障礙。”許多單位的領導往往認為檔案管理只投入不產出，浪費財力、物力、人力，因而對檔案管理不管不問、任其發展、置之不理，造成檔案管理投入嚴重不足。
2.3檔案管理人員數量不足、素質偏低。某些領導認為檔案管理工作是一般事務性工作，不需要什么專業技能，對檔案工作不夠重視，安排一些專業素質以及實踐管理能力不高的非專業人員管理檔案，有的企業的檔案工作甚至停滯，出現了檔案堆積成山等現象。有些企業中的相關檔案人員沒有經過正式的檔案培訓，只是憑借傳統經驗，脫離了檔案的規范化管理要求，更難與現代企業的發展相適應。此外，檔案人員因為工作辛苦、清苦和艱苦，往往思想不穩定，人員變動較頻繁，造成業務不精。
2.4企業全員檔案管理責任意識普遍缺乏。目前，許多企業尚未形成全員參與檔案管理的良好氛圍，很多人都認為檔案管理就是檔案部門的事，與己無關，尤其是部分工程項目的總工及技術資料管理等人員檔案歸檔意識差，對檔案自行立卷要求在思想意識上更是認識不到位，認為不是份內工作，有抵觸和畏難情緒。全員檔案管理責任意識的缺乏，導致檔案形成的前端管理十分薄弱，“誰形成、誰負責、誰移交”的檔案管理要求難以落到實處。
2.5檔案管理現代化管理水平及信息資源開發利用水平不高。許多企業雖然購買、使用了檔案管理軟件，但僅僅實現了電子文件的適時歸檔，以及各類檔案案卷目錄的網上錄入及查詢，距離檔案管理全文數字化的要求還有非常大的差距，檔案信息資源的開發利用工作差距較大，檔案編纂力量普遍薄弱，編研水平不高，編研成果較少，尤其深層次編研資料更是少，使檔案資源不能充分利用。
3、中央企業檔案管理發展途徑
3.1增強意識，堅持依法治檔。依照《檔案法》、《企業檔案工作規范》、《中央企業檔案工作評價辦法》等相關規定，樹立牢固的全員檔案意識。切實加強對檔案工作的組織領導和協調，切實落實把檔案管理“三納入”，即：將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃、納入企業管理重要日程與制度、納入相關人員職責和考核范圍，營造全員參與檔案管理的良好氛圍，切實落實“誰形成、誰負責、誰管理”的要求，才能真正促進檔案事業的全面發展。
3.2制定標準，規范檔案管理體系。企業檔案管理制度體系的建立是一件需要長期規劃、逐步推進的系統工程，在建立過程中要重點關注“檔案管理與企業發展相同步”原則，即：檔案管理服務于企業發展，企業發展促進檔案管理。企業應當將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，把企業檔案工作和企業的科研生產、經營管理等活動作為一個有機的整體，建立與現代企業制度融合為自由及整體的企業檔案管理制度體系。
3.3加強培訓，提高檔案人員素質。將檔案工作人員隊伍建設納入企業整體人才隊伍建設體系，統一規劃，統籌安排，確保檔案工作人員隊伍穩定。要采取在職教育、業務培訓、實踐學習等方式，著力培育一支愛崗敬業、忠于職守、積極向上、無私奉獻、業務精湛、開拓創新的高素質檔案工作隊伍。中央企業要關注檔案人員的學歷教育、職稱評聘、工資待遇等各類切身實際問題，為檔案人才的成長進步、施展才華創造條件。
3.4保證資金投入，加強檔案基礎設施建設。應明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，保障檔案工作有序開展。投入必要的人力、物力、財力，做好檔案庫房安全防范、保管裝具、設施、現代化設備的配置、配備作用，做到設施齊備，同時，要加強人員對設備的使用、維護、保養培訓，做到物盡其用，切實做到檔案管理工作“硬件要硬、軟件不軟”。
3.5提前介入，檔案和企業信息化發展同步。即與企業信息化建設同步規劃、同步建設、同步開展。要將檔案信息化納入企業信息化建設軌道，同步開展并保證進度，滿足檔案業務開展要求，適應檔案信息化、現代化管理需要。要逐步建立數字檔案館，實現檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化，要逐步建立企業檔案資源目錄數據庫和全文數據庫，滿足檔案信息資源開發利用需要，實現重要檔案資料數字化。
一、社會保險檔案的含義和歸檔范圍
社會保險檔案是國家檔案的組成部分，是各機關、企業、事業單位和各社會團體為其員工辦理社會保險、失業救濟保險、醫療保險及生育保險、工傷保險等各類社會保險項目過程中形成的，記載和反映每個員工參加各項保險統籌時間長短、繳費多少、因工作變動而至保險統籌關系轉接變動以及支用、計發養老待遇等情況，以一個單位、社會團體或以個人為單位分別集中整理保管起來，具有一定保存價值和實際工作查考利用價值的文件材料。
歸檔范圍包括：
1. 政策依據類：國家、地方出臺的有關社會保險制度及改革的政策法規，社會保險繳費、待遇支付辦法以及經辦機構工作方面的規范性文件。
2. 業務憑證類：各類社會保險費用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。
3. 結算賬卡類：各項社會保險費用匯繳賬冊、支用給付賬冊、繳費花名冊、單位各項社會保險費用管理手冊、參保人員保險手冊以及保險統籌關系轉接清冊、轉接變更登記卡和職工各項保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應集中統一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。
4. 統計報表類：參保人員工資變動情況統計審核表、各類社會保險費用匯繳統計表以及支用給付統計表等。
5.離退休人員社會化管理類：離退休人員退休待遇、退休人員生存調查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表， 調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。
6. 電子檔案類：指社會保險工作實現辦公自動化以后形成的各種數字信息檔案等。
二、社會保險檔案管理存在的主要問題
1. 重視不夠。由于社會保險檔案管理是一項新的工作，人們對其重要性普遍認識不到位。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案處于無序狀態，作用無法充分發揮。
2. 管理制度不規范。從各地社會保險檔案管理現狀看，能夠嚴格按照國家檔案管理的有關規定管理社會保險檔案的社保經辦機構并不多，由于目前還沒有制定統一的社會保險檔案管理制度，缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，影響了社會保險檔案管理的規范化、標準化。
3. 專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，嚴重影響社會保險檔案的質量。
4. 保管條件差。由于場地限制和經費不足等問題，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的檔案只能由經辦人員分別保管。致使社會保險檔案存在諸多安全隱患，也給日常工作帶來不便。
三、完善社會保險檔案管理的建議
1. 提高認識。社會保險部門要增強社會保險檔案意識，把這項工作納入本單位和本部門發展規劃和年度工作計劃，加大資金及人力投入，落實檔案存放場所，建立起社會保險檔案工作發展的長效機制，確保社會保險檔案工作健康發展。
2. 加強業務建設，實現社會保險檔案工作的規范化和系列化。社會保險業務具有政策性強、涉及面廣、工作量大、專業性突出等特點，因此，其管理要統一規劃，合理布局，統一標準，分步實施。就是要根據本單位社會保險檔案構成、規模、特點以及與其他業務的聯系，制定出社會保險檔案業務規范標準，使社會保險檔案業務工作有據可查，有章可循，并把這項工作總體目標分解到各職能部門的年度工作計劃，納入崗位責任制，以保證其順利進行。
3. 建設專職隊伍，提高管理水平。針對目前社會保險檔案管理人員的業務素質偏低，不能適應當前的社會保險檔案管理需要的事實，社保部門應采取通過引進檔案專業人才，對現有社會保險檔案人員進行專業培訓的兩步一起走的方式進行，促使社會保險經辦機構隊伍整體素質得到提高，實現社會保險檔案標準化、規范化、精細化管理。
4. 社會保險檔案要規范管理。對歷年積累的紙質檔案，可先按檔案的特點和形成規律，確定歸檔范圍，采用類別、年度和保管期限的分類方法進行科學分類和整理。對已破損的，需按要求進行裱糊，再根據國家檔案管理辦法，對應歸檔的資料進行標準化裝訂，填寫卷面，設立檔案全宗卷，按年度、按類別規范排列入柜。對歷年形成的電子介質檔案，也應按規范歸檔入室，并編制出各門類的檢索目錄，以便查找。
關鍵詞： 檔案服務；用戶需求心理；發展趨勢；服務職能
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）07-0321-01
1當前檔案服務工作發展的新趨勢
隨著社會的發展，科學文化的繁榮，檔案管理工作也出現了日新月異的變化。主要有以下幾方面：一是利用者的要求高了，不僅要求多編制一些參考資料和史料匯編，而且還要求全面、系統地提供檔案材料；二是服務內容由以服務于政治為主，轉變到以服務經濟建設、科學研究為主；三是查閱方式上由原先的零星查閱為主，轉變為按專題和按專業大量系統的查閱為主。四是利用者查閱的檔案范圍廣、時間長，不僅查建國后檔案，還要查革命歷史檔案和舊政權檔案；五是檔案室查閱檔案人數多，隨著人數的逐年增長，調卷量也必然迅猛增長。
2檔案用戶需求心理產生的必然性
檔案用戶對檔案的需求，往往是用戶在工作、學習、生活中由于主觀能力的有限及客觀環境所迫而產生的一種對檔案需求的緊張心理狀態，它是通過內心的心理狀態不斷反射而來的外界作用的反映。
顯然，檔案用戶需求心理的產生有其內在必然性，這是由用檔行為的主體——檔案用戶及客觀環境所決定的。
檔案用戶作為人或人的組合體，就必然存在著心理、生理和機能上的某些不足或缺憾，在能力和認識上也不可避免地存在著某些局限性，使他們在工作、學習和生活中必然遇到許多要求助于外界才能解決的問題。同時，檔案用戶作為人，作為社會成員的一分子，必然存在于一個廣闊的社會系統中，這個系統從宏觀上講包括政治系統、經濟系統、文化系統等，它包羅萬象，深奧無窮。作為生活于其中的檔案用戶是不可能通曉一切的。
3檔案服務職能的創新
目前，隨著信息時代的到來，信息形式的層出不窮，信息量的不斷加大，已經逐漸到達一個趨于飽和的階段，檔案在其社會發展進程中，呈現出新的特點：
3.1 內容及形式多樣化數字檔案的出現為利用者提供直觀的服務,它可以更真實的還原歷史，更真實、原始的記錄歷史的狀態。在數字環境下,檔案的存在形式是多種多樣的，傳統檔案一般只能提供文字類信息。而新型檔案包括文字、聲音、圖形、影像等各種多媒體檔案信息。
3.2 載體類型多樣化在數字環境下，多種載體形式將大量運用。包括磁盤、光盤、縮微品、遠程網絡提供等載體。傳統的檔案保管方式是以單一的紙稿形式提供利用的。這樣，利用者只需對檔案信息進行簡單處理即可直接使用，使用檔案信息時更加方便和快捷，從而加快了檔案信息的傳播速度。
3.3 服務多樣化在數字環境下，利用者面對的是一種檔案信息資源環境，各檔案館將檔案信息輸送到網絡上，所有的檔案形成一個大的虛擬檔案館，計算機可以隨身攜帶，檔案利用者可以超越時空的限制，在任何時間、任何地點利用。上網工具通過網絡方便快捷的得到各種檔案信息。
4提高檔案管理人員信息素養問題探究
4.1 明確服務的方向，端正服務態度檔案工作是服務性的工作，它的服務性集中表現開展利用工作上。要想把利用工作做好，首先取決于服務方向的正確。這就要求各檔案館在加強收集、整理、保管等工作的基礎上，把主要精力轉移到利用工作方面，將服務的重點放在為生產建設、科學研究、技術發展和經濟體制改革上來。只有明確樹立為社會主義現代化建設和兩個文明建設服務的思想，堅持為現階段最在政治服務，才能保證檔案工作有正確的政治方向。
在明確服務方向以后，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度。由于檔案利用工作代表整個檔案工作的成果，為利用者直接服務，這就要求檔案工作者必須具有高度的政治責任感，發揮主觀能動精神，解放思想，開動機器，研究利用工作出現的新情況、新特點，解決利用工作中的新問題，千方百計為各項工作服務，時時處處為利用者著想，給他們以最大的方便。要有良好的服務態度，必須采取得力措施，要加強崗位責任制，有明確分工，還要建立定期的考核和獎懲制度，把權、責、利三者有機結合起來。
4.2 熟悉檔案的內容，了解客觀需求在知已知彼的基礎上，積極主動地做好這項工作，開展利用工作就要求檔案人員熟悉所保存的檔案和客觀利用的需要。
熟悉館藏的步驟和方法是：①只有在熟悉家底的基礎上才能提高工作效率。我們要熟悉檔案的內容與成分及其存放地點，在日常工作中注重編制檢索工具和參考資料等工作，做好資料收集、整理、鑒定、統計、提供利用等工作，這樣可以及時、準確地為利用者查找檔案材料。②熟悉檔案的具體內容的工作，要放在熟悉立檔單位的歷史和全宗檔案的概況工作之前；③全面熟悉，重點研究。先熟悉重要全宗和全宗中的重要部分，后熟悉一般全宗和全宗中的一般部分；先熟悉年代近的檔案，后熟悉年代遠的；先熟悉經常利用的檔案，然后熟悉利用較少的。
在實際工作對檔案利用的需要是多方面的，而且在不同的時期，不同的任務對檔案的需求也不同。因此，調查了解服務對象對檔案的需要，是正確制定檔案利用工作計劃和開展工作的依據，是更好地為各項工作服務，發揮檔案作用的重要方法。要了解客觀需要，檔案室應當學習黨和國家與本機關主要職能有關的方針、政策，了解本機關的主要工作任務和長遠規劃，征求機關領導與業務部門的意見，研究和分析本機關對利用檔案的需要。檔案館應當學習研究黨和國有提出的總任務和規劃，以及當前中心任務和工作方針，研究了解黨政領導機關和各行各業在生產建設、科學研究等到工作，更好地發揮檔案的作用。否則，被動地坐等利用者上門，不可能取得良好效果。
參考文獻：
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2014年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）頒布了《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]該規劃包括三個部分，即背景、任務和愿景、戰略目標。其指出2014年至2018年NARA的前進方向，是指導NARA調整工作重心及分配資源的依據。事實上，NARA早有制訂未來工作計劃的傳統，1997年，NARA就向總統、國會及美國公眾提交了《NARA1997-2007年度戰略規劃》，該規劃于2000年進行了第一次修改，[2]2003年進行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制訂了《NARA2006-2016年度戰略規劃》，并于2009年做出修改。[4]可見，NARA一直在根據時代的變化對戰略規劃進行修改，其內容也發生著變化。在這種情況下，對走在世界前列的美國檔案事業進行研究，特別是研究其檔案事業戰略規劃的發展變化，對我國檔案事業發展“十三五”規劃的制定有較大的借鑒意義。
一、美國檔案事業發展戰略規劃的變化
（一）利用服務的對象、范圍和方式有所擴展利用服務是美國國家檔案館的核心任務。盡管如此，在不同時期，NARA的戰略規劃對“利用服務”核心任務提法的不同，使其利用服務的側重點亦有所不同，利用服務的對象、范圍在不斷發生變化和擴展，利用服務的方式也在不斷改進。1.第一階段（1997～2005年），NARA的任務是“保障民眾、公務人員、總統、國會和法院對重要證據的及時獲取。”[5]在該階段，NARA利用服務的對象和范圍都有一定的局限性。服務對象側重于民眾、公務員、總統、國會和法院，對其他組織和機構的利用服務少有提及；服務范圍則傾向于提供檔案的證據價值，而忽略了檔案情報價值。在第一階段，NARA過于強調檔案的證據價值，而忽略情報價值，且對檔案用戶的認識較為狹隘。究其原因，是因為當時檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據價值，對其情報價值有所忽視。在發揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值。[6]這也導致NARA過于關注檔案憑證價值的利用者，如公務員、國會和法院，而忽略了檔案情報價值的用戶，如企業。2.第二階段（2006～2013年），NARA提出“提供用戶對館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取”；[7]對利用服務對象不再加以限制，而擴展為所有用戶；提供利用的內容為館藏檔案，不再片面強調檔案的憑證價值。除此之外，這一時期，由于用戶對方便獲取檔案有了更高的需求，因此NARA開始關注用戶獲取檔案的方式，以實現用戶對館藏檔案的快速、簡便和安全的獲取。為了實現這一目標，NARA從以下幾個方面做出了努力：第一，實現對電子文件的管理和提供利用；第二，將那些利用頻繁的傳統形式的檔案優先進行數字化，并對所有館藏檔案進行在線著錄；第三，對那些有深層挖掘檔案信息需求的研究者，NARA繼續為其提供研究室和專家咨詢服務。這些舉措保證了用戶對NARA館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取。3.第三階段（2014年至今），NARA對利用服務提出了新要求。在《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》中確立了四項目標，其首要目標是“實現公眾對檔案的獲取”。“這一目標的確立也標志著NARA在戰略和目的方面的重要轉變：NARA超越將檔案提供利用的傳統角色，轉而通過靈活的工具和促進公眾參與的可獲取的資源來實現用戶對檔案的獲取。”[8]在這一時期，NARA主要通過數字平臺實現用戶對所有文件的可獲取性，從而保障任何人都可以獲取到NARA的館藏，并從中有所發現和了解。為了實現這一目標，NARA采取了相應的措施：繼續對館藏檔案進行在線著錄，加速模擬檔案向數字檔案轉化，以確保用戶可以獲取到更豐富的資源。不難看出，NARA在第三階段的利用服務工作是在第二階段的基礎上開展的，許多工作在第二階段就已經著手在做，經過近十年的努力，NARA在不斷“實現公眾對檔案的獲取”，提高其利用服務水平。
（二）重視檔案經濟價值的發揮和新技術的應用檔案在社會經濟建設中具有重要作用，檔案信息資源的開發利用可以產生經濟價值。檔案作為發展生產力的重要因素，是加快知識創新和科技成果轉化的重要條件，也是提高經濟效益、實現經濟價值的重要保證。基于此，NARA十分重視檔案經濟價值的發揮。“實現NARA價值的最大化”是《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》新增的內容，在以往的任何規劃中都不曾提及，這說明NARA開始發現并重視檔案價值的擴展。NARA將政府信息提供給民眾利用并從中創造了巨大的經濟價值，這是對檔案文化價值和歷史價值的極大補充。為此，NARA確立了兩個分目標：第一，通過改革使文件管理政策和實踐現代化，更有效地支持聯邦政府向數字政府轉變。為支持聯邦政府向數字政府轉變，NARA對各個聯邦機構管理具有永久保存價值的電子文件的要求；同時為了減輕電子文件管理的負擔，NARA將加大在應用研究方面的投資。第二，以促進公眾和商業對政府文件的利用，來創造巨大的經濟效益。NARA將以機器可讀的形式來提供對電子文件數據的直接利用，以保證對館藏信息的有效獲取。從《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》中可以看出，NARA通過加快對新技術的應用來提供對電子文件數據的直接利用，保證用戶對館藏信息的有效獲取，從而以促進公眾和商業對電子文件的利用，來創造巨大的經濟效益。新技術是挖掘檔案經濟價值的手段和支撐，可以通過兩個方面促進檔案經濟價值的實現：第一，通過信息技術的應用來提供用戶對檔案的直接利用，保證用戶方便、快捷地獲取檔案信息，減少不必要的時間浪費，加快檔案轉變為經濟效益的步伐。這正是NARA所采取的措施。第二，通過采用新技術，積極開發檔案信息資源，挖掘其中蘊藏的經濟價值，將潛在經濟價值轉化為現實的、實在的經濟價值。目前，主要通過國家檔案館目錄實現。國家檔案館目錄（NationalArchivesCatalog）是NARA為了便于用戶利用檔案而開發的文件信息在線利用門戶，獨家提供了超過200萬份ERA電子文件的在線利用。該目錄是在檔案研究目錄（ARC）和在線公共獲取系統（OPA）的基礎上建立起來的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系統所取代，如今OPA系統已為新的改良版本——國家檔案館目錄所取代。
（三）將繼續迎接電子文件的挑戰自20世紀90年代開始，電子文件的管理逐漸成為NARA關注的重點，NARA開始迎接電子文件的挑戰。在20世紀末21世紀初，NARA逐漸開始關注電子文件，認識到檔案工作處于電子文件的環境中。在《NARA1997-2007年度戰略規劃》中提出：“NARA必須解決電子文件的管理、保存、利用問題，這些電子文件涉及數字聲音、地理信息系統、網站及其他電子文件格式。”[10]2006年以前，NARA處于電子文件挑戰認識的萌芽階段，剛開始認識到電子文件對檔案管理的影響；而在2006年以后，電子文件呈指數級增長，NARA已經明確了“有能力發現、管理、利用、共享和適當處理電子文件對聯邦政府職能的發揮至關重要。”[11]可以說，2006年以后，NARA將“迎接電子文件的挑戰來確保實現NARA在數字時代的任務”作為一項戰略目標來推進，并提出應對電子文件挑戰的具體策略。[12]另外，為了制定《NARA2014-2018年度戰略規劃》，NARA在2012年至2013年開展了背景調查活動。在該項調查中，NARA發現其外部挑戰主要有電子文件的激增、大數據、云計算、開放數據和數字政府等挑戰，通過這些外部挑戰，不難看出未來仍將面臨電子文件的挑戰。電子文件檔案館（ERA）是NARA解決電子文件管理問題的重要舉措。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，并提供長期利用；同時把所有政府文件的生命周期管理納入到電子政府框架中。ERA有多個組成部分，這些部分發揮著不同的功能并管理著不同法律框架下的電子文件，其功能主要體現為四個方面：第一，移交功能（Submission），政府部門利用移交功能將電子文件和元數據移交給ERA。第二，貯藏功能（Repository），保存和評估電子文件的功能。第三，元數據功能（Metadata），即描述電子文件的數據，包括電子文件的創建者、創建原因、處理程序等數據。第四，存取功能（Access），用戶通過該功能實現對電子文件的獲取。ERA項目的啟動保存了美國歷史，提高了政府的工作效率，改善了電子文件管理活動，使獲取總統文件變得更加便利，方便了公眾對檔案的獲取。但是，ERA也有亟需完善之處：目前ERA不能提供將電子文件遷移到國家檔案館目錄的全自動工具，這限制了國家檔案館目錄中可利用電子文件的數量；ERA只提供了對電子文件相關的元數據的研究，對電子文件基于內容的研究尚未進行；ERA的保存處理功能尚未開通運行；ERA中對聯邦文件利用限制審查和編輯功能尚未運行。
二、啟示
（一）轉變服務理念，進行檔案信息資源建設美國國家檔案館一直將利用服務作為其核心任務，與時俱進，不斷提出新的內容。在我國，利用服務也早已被提上議事日程，例如《檔案事業發展“十一五”規劃》《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中對于利用服務也有提及，其中“十一五”規劃將檔案信息利用與社會服務作為一項任務“，十二五”規劃也提到“加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應開放的檔案，利用先進技術，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務”。盡管如此，目前我國檔案利用服務水平仍然不高，在檔案事業發展“十三五”規劃中這方面的內容仍需強化。美國國家檔案館的利用服務在日常工作中堅持公民有權查看、審查、了解聯邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認同利用館藏檔案是美國公民的權利，自身工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務。而在我國，雖然近些年來檔案工作者努力改變過去“重藏輕用”的思想和局面，但是由于歷史及傳統等原因，服務理念的轉變仍有很長的一段路要走。因此，在未來檔案事業發展“十三五”規劃制定的過程中，必須強調服務理念的轉變。沒有檔案信息資源建設做鋪墊，利用服務就無從談起。美國國家檔案館之所以強調利用服務，是因為其檔案信息資源建設已經基本完成，不僅館藏內容極大豐富，而且館藏形式較為多樣。就我國而言，館藏內容仍不太豐富、結構不夠合理，檔案信息資源問題仍是檔案事業發展的短板。因此，我國的當務之急是進行檔案信息資源建設，提高檔案信息資源的質量和水平，為檔案利用服務工作打下堅實的基礎。
（二）挖掘檔案信息資源，充分發揮檔案的經濟價值檔案作為國家、社會組織或個人在社會實踐活動中形成的原始記錄，除了可以為政府、企業以及個人提供生產、生活服務以外，還可以利用檔案進行經濟建設，產生經濟效益。在我國，檔案是現代化建設的寶貴財富，作為國家資產的重要組成部分，在社會經濟建設中發揮著越來越重要的作用。在檔案事業發展“十三五”規劃的編制中，應該突出檔案的經濟價值。首先，積極開發檔案信息資源，挖掘其中隱藏的經濟價值，通過開發檔案文化產品或融入企業生產等形式生成巨大的經濟效益，為國家、為地方、為企業等創造更大的經濟效益，同時為檔案部門帶來生機。其次，采用新技術，創新利用服務方式，充分利用新興社交媒體平臺，豐富和深化檔案利用服務，縮短檔案轉變為經濟效益的時間，最大限度地發揮檔案的經濟價值。
