發布時間：2024-01-30 15:29:56
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的企業檔案分類管理方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、當前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收，發揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應的法規制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監督不到位。取消稅務專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環節的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監控；二是注重了集中征收,優化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監控作用不明顯,主要表現為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數微機操作人員責任心不強,不能按規定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業務規程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數不清,稅源不明,監控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理；二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規范,管理效果不好；三是大多數單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯系理順工作思路,使該四項工作不能環環相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業和一般納稅人的征管中,同樣存在監控不力,稅款流失現象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經濟的不斷發展和社會主義公有制為主體,多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度的建立,納稅人的經濟類型、經營方式、組織方式日趨復雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監控是稅收征管的基礎,只有打牢這個基礎,才能真正提高征管質量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復雜性和納稅申報方式多樣化的實際設立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經營情況、經營方式、核算方式和稅源變化基礎的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務登記的范圍內,對納稅戶納稅申報表、財務會計報表、發票領用存表等相關資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調查工作,切實掌握納稅戶的稅務登記增減變化情況、發票使用情況、產經營情況、納稅情況、減免緩退情況、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數清,稅源明,所以應該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應做到:(1)統一思想,提高認識。各級領導和廣大稅務干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎和關鍵,是創收的保證。要正確認識分類管理的含義及其內容。(2)結合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責任書的形式,把職責明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
一、運行調度系統
生產運行調度采用無線四遙技術，可全天候對分布在市區的51個終端采集的清水池水位、機泵開停狀態、電壓、電流、電量、功率因數、機溫、水量、水壓、越限警告、故障警告等12類39個供水參量，每間隔15分鐘進行一次巡測，并對機泵進行遙開、遙關。運行調度系統設置下述功能模塊:
1.接收數據:上位機接收由分散終端采集的實測數據并以數據文件存儲;
2.顯示曲線:屏幕顯示流量、壓力、水位、電量等曲線;
3.打印報表:輸出壓力、流量、水位統計日報表、遙測參數時報表、水泵運行臺時日報表及月報表、單位電耗統計報表;
4.繪制圖形:繪圖機輸出水廠綜合曲線、水位曲線、壓力曲線、管網壓力平面圖;
5.四遙調度:通過各終端進行抽測、復測、巡測、遙開、遙關、遙調;
6.動態顯示:以列表形式顯示采集的參效，將巡測參數動態地顯示在模擬屏上。
二、經營管理系統
本系統運用環宇一160oA型分布處理多用戶機，使用DATAFLEX新型多用戶應用開發數據庫語言，基本覆蓋了供水企業的各項業務，實現了各管理業務數據的高度牌享，從而減少了差錯，提高了效率。
(l)營業管理系統
管網管理:對輸配水管線、口徑、材質、位置、走向、長度、建成期等管線資料和管線上各個閘井、消火栓、街坊進口等節點資料以及各節點所控制的供水范圍等情況進行快速查找，輸出管線資料卡、節點資料卡，節點大樣及管線圖。用水戶管理:建有用戶數據庫，分別記錄用戶地區、所屬行業、用水性質、基本水價、各月用水量、水費、附加費;并對超計劃用水按規定分檔計算加價收費額。售水管理:可以分區、分行業統計用水戶戶數、水量、水費以及計劃供水情況，輸出各式臺帳、報表。水表管理:建有水表檔案庫，記錄水表安裝位置、產權、水表生產廠家、型號、周檢記錄等。可以按多種條件，快速檢索進行輸出，并可提供水表例修計劃.
(2)生產管理系統
綜合計劃及統計管理:編制生產計劃，包括公司及各水廠年度、季度、月份生產計劃，并可根據計劃實施情況對后期計劃進行調整。按統計專業要求對公司及各水廠各項經濟技術指標進行統計輸出。建有歷史數據庫，可對近20年數據進行檢索、輸出。
(3)財務管理系統
完成資金計劃管理固定資產管理，工資核算，材料核算，現金及銀行帳管理，實現了機內轉帳和帳務處理電算化，由機器生成各種會計報表及臺帳，向公司提供經營狀況及經濟活動分析資料。
(4)物資供應系統
設有材料入庫、領料、查詢、核算等功能，完成專項物資及各種材料的三級核算，生成材料三級明細帳、材料金額匯總表、生產流動資金統計分析表等。對物資進行ABC分類管理，輸出ABC資金分類動態表。
(5)人事勞資管理系統設置職工人事檔案數據庫，設有崗位分類、勞動保護、勞動工資、勞動力調配等管理模塊，設有全員培訓、人員考核記錄、文化與技術素質統計等功能。
(6)檔案管理系統
設有文書檔案、聲像檔案、經營檔案、科技檔案、會計檔案等管理模塊。進行文件標題級的標引注錄，實現快速檢索。設有檔案開發利用管理模塊。本系統達到國家一級檔案管理要求，91年通過驗收。
(7)企業標準化管理系統
設有企業技術標準、管理標準和工作標準數據庫，登錄現有企業標準體系中的各項標準代碼、標題及標準內容。
(8)目標管理系統
設有目標制定分解、追蹤檢查、考評獎懲等功能模塊。記錄公司、科室、各基層單位年度目標及其分解情況，追蹤月度目標完成情況，輸出目標實施進度表，匯總各責任單位目標考核結果，輸出考核成績表，按目標考核成績輸出獎金分配方案等。
(9)經營決策系統
本系統是公司微機管理系統的最高層次。其主要功能是綜合生產運行和經營管理各子系統的數據，并對這些數據進行加工處理，整理成為公司生產經營綜合性信息，提供給決策者。將綜合數據匯總后分析企業的經營狀況。將公司的經濟技術指標完成情況，縱向與去年同期對比，與歷史最好水平對比;橫向與同行業先進水平對比，以便找出差距，提出企業經營存在的問題，逐層分析問題產生的原因，并為改善企業經營狀況提出多個可行方案，以便領導決策時選用。本系統應用量本利分析，ABC管理法、市場預測及決策技術等現代化管理方法的理論，對公司水源調配和生產運行制定優化調度方案，在保證安全供水的前提下，實現經濟運行。在分析企業經營管理諸因素的基礎上，為改善企業經營提出價格調整方案，計劃供水方案和發展新用戶方案，為企業制訂經營發展政策提供依據。通過對水源能力，社會需水變化等因素進行分析和預測，提出今后五年、十年供水發展趨勢，為新水源建設提供依據。微機應用于企業生產經營管理，是發展企業現代化管理的必然需要。應用微機是企業管理發展到一定層次的要求。通過幾年的實踐我們體會到:
1.將微機技術引入企業生產經營管理，起點高，可以在較短時間內，使企業經營管理從手工經驗方式，轉入現代化管理的新時代。
根據現在的房地產現狀來說，房地產檔案的管理要遠遠落后于其他的檔案管理，這是因為房地產檔案與房屋產權檔案有著很大的關聯，房屋產權檔案的管理工作比較落后，在房地產檔案的信息錄入時，需要大量的錄入工作。由于兩者檔案有著極大的關聯性，錄入信息時就需要對數據進行處理，這就需要很大的人力物力，正因為種種原因，導致房地產檔案管理不能夠快速發展。在對房地產電子檔案管理中，使用計算機進行檔案的管理是房地產檔案管理的重大突破。房地產電子檔案的信心化管理有著科學、標準、規范等優點，這樣的管理大大提高了房地產電子檔案管理的效率。
1.房地產電子檔案信息化管理內涵
1.1信息化管理內涵
信息化管理是在管理過程中運用信息技術，將電子計算機與現代管理相結合的管理，實現管理方式的創新。目的是為了提高管理效率，實現管理資源的有機整合，提高企業的市場競爭力。房地產電子檔案信息化管理內涵。在網絡信息技術不斷發展的今天，檔案管理也由傳統的管理模式向電子檔案管理方向發展。房地產電子檔案信息化管理是指對房地產員工檔案實現電子信息化管理過程。員工電子檔案在企業發展過程中具有非常重要地位，而且是不能隨便改變的，紙質檔案隨著時間的變化會產生一定程度的變質，還會受到水火等自然災害的影響。同時對紙質電子檔案的管理要投入大量的人力、物力。電子信息技術的出現，對房地產企業電子信息檔案管理產生了積極的作用，也促進了房地產電子信息檔案管理的革新。
1.2房地產企業電子檔案管理的意義
房地產企業實行電子檔案信息化管理是網絡信息技術發展的必然趨勢，檔案信息化管理最為典型的意義就是實現了電子檔案與紙質檔案的分離，在傳統檔案管理過程中，紙質檔案管理方式雖然能夠取得一定的效果，但是會隨著時間的變化變質損壞。電子檔案信息化管理的實施作為一種新型的檔案管理方式，能夠加強檔案管理水平，提高檔案管理的效果。而且電子信息化檔案管理節約了大量的人力、物力。傳統檔案管理需要人力對檔案進行分類、整理，既要花費時間，而且效率比較低下。實現房地產電子檔案信息化管理不僅能夠提高房地產檔案管理水平，也是企業適應現代化發展的必然趨勢。
2.房地產電子檔案信息化管理存在的問題
2.1管理人員素質不高
在電子檔案之前，我國檔案管理采取的是紙質檔案管理的方式，檔案管理不需要專業的知識，只需要工作人員認真負責就可以。而且傳統檔案管理的思想觀念在工作人員心中根深蒂固，也沒有樹立運用電子信息來管理檔案的思想。由于管理人員素質不高，導致房地產企業檔案管理發展滯后。在實際檔案管理工作中，由于對計算機掌握不熟練，對電子檔案管理安全缺乏意識，這些都影響到房地產電子檔案信息化管理。因此，要提高房地產電子檔案信息化管理就必須不斷提高管理人員的素質，加強對計算機的培訓，熟練掌握計算機，加強信息化管理水平和技術。
2.2傳輸信息不夠真實
電子信息技術發展帶動了房地產檔案信息化管理，但是也帶來了一定不利的影響因素。電子檔案保存比較方便，也不容易變質，但是卻可以更改。這對房地產的重要信息保存構成了一定的威脅。在市場經濟利益的誘惑下，部分檔案工作人員私自更改檔案，獲取利益。因此，電子信息技術的發展給房地產企業的檔案管理也產生了一定的威脅，房地產管理工作人員在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的監督管理機制，保證信息的真實可靠。
2.3電子檔案時間保存問題
房地產紙質檔案保存受到時間的影響，電子檔案信息化管理也受到時間的影響，但是影響比紙質檔案要小些。比如電子檔案受到電子產品壽命的影響，如果對電子信息更新不快，電子檔案就會丟失。所以，房地產檔案管理人員要保證及時的更新信息，對房地產檔案進行有效的保存
2.4計算機病毒的影響
在現代信息技術不斷發達的今天，計算機黑客比較多，黑客會對房地產電子檔案產生攻擊，影響房地產電子檔案的管理。同時，計算機病毒也在不斷變化，隱藏性比較大，容易造成計算機程序癱瘓，信息丟失，導致房地產電子檔案信息丟失。
3.加強房地產電子檔案信息化管理對策
3.1確定適用標準
房地產檔案信息化管理能夠使房地產內部人員實現信息的交流共享，管理簡單、方便。在對電子檔案的管理中，明確管理的適用范圍、管理方法、工作流程等至關重要，只有明確了適用標準，才能夠使在對全部的數據進行處理時有一定的規范流程、操作標準，形成一個科學、可行的管理方法。進三十年來，我國的房地產行業發生了翻天覆地的變化，取得了巨大的發展。尤其是在最近幾年，房地產頁的交易數量呈直線上升趨勢，交易的流程、事項也更加具體，交易手續也增多，這使得對房地產數據的處理增加了一定的壓力，同時也給房地產檔案的管理帶來了大量的工作。房地產檔案關系到房地產公司的自身利益，同時也關系著人民群眾的切身利益，尋找更加科學的檔案管理方法是企業以及相關部門對房地產檔案管理的重中之重。在日常的房地產檔案管理中，也不可掉以輕心，必須認真的對待每一組數據，如實記錄。對非電子檔案的管理、保存尤為重要，比如保存室的溫度、濕度必須要嚴格控制在標準范圍之內，防火、防水也要齊全。對于電子檔案，也應有嚴格的管理方法，對檔案的查閱、接受等按流程操作，圖片、照片、音像等也應有嚴格的管理規范。
3.2建設高質量的檔案信息數據庫
房地產的檔案管理主要由兩個主體組成，分別為：檔案的原件和檔案內的數據。而要實現房地產檔案的信息化，就是把房地產的紙質檔案錄入計算機中，然后經過專門的系統對這些錄入的信息進行收集、整理、分類、計算等，將紙質上的檔案信息轉化為電子信息，這不僅能夠操作方便，查閱、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的檔案都可以在一個系統中使用，因為管理方法的不同，每個部門都有著自己的檔案管理系統，這導致了檔案可能在不同的系統中會呈現出不一樣的效果。因此，在沒有同意的檔案處理系統的情況下，當一個部門將整理好的檔案傳送給另一個部門時，就有可能無法呈現出原部門想要表達的效果，這大大阻礙了檔案電子信息化的發展。在當地產檔案的管理工作中，應要利用掃描儀、錄入員以及相關專業人員對信息及時錄入，并把檔案信息整理保存，同時應當對錄入的房地產信息建立一個數據庫，可以供查閱者收索，方便查看。從經濟方面來看，房地產電子檔案并不屬于商品，但這卻對一個企業有著重要的影響，可以為企業計算盈虧、制定企業發展規劃，同時也能夠為人們提供更加豐富的房地產信息，使得人們更加了解房地產行情。在對檔案管理時，管理人員也應當盡量利用好房地產檔案網站，與行業內相關的人員進行交流、探討更好的管理方法，為房地產檔案的管理出謀劃策，同時為廣大人民提供更高質量的服務。
3.3重視人員素質的提高
檔案的管理員是檔案與用戶之間的橋梁，同時也是檔案的控制者，檔案管理工作者決定著用戶將看到什么樣的檔案，因此，檔案管理員的素質培養特別重要，這直接影響到房地產公司的對外形象。從目前房地產檔案管理人員隊伍來看，許多的房地產部門都缺乏著高技術管理員，大部分管理人員還處于中下的管理水平，在一定程度上影響了公司的形象，也為公司、用戶在查閱檔案時帶來阻礙。到目前為止，雖然房地產方面引進了先進的管理設備，但人才仍然是處于空缺時段，培養更多的專業人才是改善房地產管理的重要手段。同時，專業的高技術人才能夠更加科學、合理的進行檔案管理，能為公司、用戶提供更加優質的服務，以此，重視房地產管理人員的素質，提高房地產管理人員的專業技術。加強檔案信息管理。
3.4加強房地產電子檔案信息管理
要加強房地產電子信息技術管理就必須對檔案信息及時更新，提高信息管理的保密性。對重要的電子信息進行分類管理，對過期的電子信息進行刪除，做到及時更新，保證信息管理的真實性和保密性。而且在黑客泛濫的今天，電子檔案信息管理的規范化發展就必須不斷提高電子檔案信息化管理技術，建立電子檔案加密技術，防止黑客的入侵。
4.結語
關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
前言
近些年來,隨著國民經濟和人們生活水平的飛速發展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現象了出來,成為企業工作的種種之中。檔案管理工作的優劣直接關系著企業工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數據。就目前企業發展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數據信息量龐大、工作系數難度高和管理人員現代化管理理念的完善。基于此,在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用
現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規范化和標準化
現代檔案管理的規范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準確性
檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎工作現狀分析
（1）、缺少高素質的檔案管理人員
當前大多數單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結構一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統，由于缺少掌握信息系統的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規范
檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規范，例如：缺少目錄號、出現一卷多冊等情況、檔號的命名不規范，導致出現重名等現象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。
（3）、檔案管理現代化程度不高
目前，我國企業檔案還沒有完全具備實現計算機管理的充分條件，傳統的以人工整理和歸檔的現象普遍存在，檔案管理的現代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學
在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內容和龐大的案卷數量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質量較為欠缺的一環。
三、檔案管理基礎工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質
工作人員素質的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結構不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結構，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。
（2）、加強檔案管理工作
首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監督和抽查；建立專業的檔案工作機構，配備具備良好專業知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規章、管理制度和業務規范，并建立相關的獎懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎工作的現代化步伐
計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
（4）、重新組合案卷，實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
四、結語
現代檔案管理方法是滿足現有社會需要的一個重要進步,為保證現代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質量,以現代化科學技術為標準進行深入系統的分析,從而實現檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現代檔案管理服務，推動社會的進步和發展。
參考文獻
[1]周宇飛.在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J].辦公室業務,2013,11:83.
[2]馬雪松.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].中國新技術新產品,2011,12:244.
關鍵詞：探析 對外貿易 集裝箱 檢驗檢疫 監管模式
中圖分類號：F 27 文獻標識碼：A
隨著對外貿易的不斷發展，貨物貿易采用集裝箱運輸已占世界對外貿易運輸量的93%以上，而且我國各大海港口岸的集裝箱年吞吐量近幾年一直以11～15%發展速度在遞增。我國法律法規賦予檢驗檢疫機構加強對進出境集裝箱檢驗檢疫與監管職責要求更高，任務更加繁重；同時進出口相關企業呼吁檢驗檢疫機構提高進出境集裝箱檢驗檢疫和監管運作效能，推進對外貿易“大通關”建設，保證檢驗檢疫的工作質量，也提出了更高、更新、更迫切的要求。
一、出境集裝箱檢驗檢疫監管工作現狀分析
按現行的我國檢驗檢疫法律法規和國家質檢總局《進出境集裝箱檢驗檢疫管理辦法》的要求：進出境集裝箱必須實施檢驗檢疫；凡裝載動植物、動植物產品和其他檢驗檢疫物的出境集裝箱應實施動植物檢疫；裝運出口易腐爛變質食品、冷凍品的集裝箱應向所在地檢驗檢疫機構報檢，未經檢驗檢疫合格，不得裝運；進境集裝箱經檢驗檢疫合格后，方可放行。
出境集裝箱的“箱檢”工作，通常采用裝貨前實施法定檢驗鑒定的方式，其程序多，要求嚴格，存在著影響 “大通關”的6個“癥結”：一是出境集裝箱的裝箱點多、面廣、線長，一般沒有留有專用的時間實施“箱檢”作業，且裝箱時間不固定，一旦集裝箱被調撥到裝箱點須馬上組織“全天候”的裝箱作業；二是“箱檢”人員少與施檢業務量大的矛盾比較突出，有時會因現場的檢驗鑒定人員調配不到位，無形中拖延了“箱檢”的時間；三是“箱檢”和“貨檢”是不同的施檢對象，又不能同時同地進行，因此檢驗檢疫機構在實施時不能合并為一，造成了工作效率的低下；四是“箱檢”由“認可檢驗”既不保險，又不合法；五是如“箱檢”現場發現箱體不合格，那就需重新調換集裝箱或修箱，這樣一返一來的調換集裝箱或修箱作業，再加上一些調箱或修箱所需的工作程序，少則要花2～3個小時，多則要一天，而且還增加不少費用，影響船期；六是檢驗檢疫部門忙于應付日常的“箱檢”工作，無形中削弱了檢驗檢疫機構的管理與服務職責。
這些“癥結”的存在往往會使原計劃的裝箱時間被延誤，影響到通關結匯，以至貽誤船期，甚至影響了集裝箱的運轉周期，從而給貨主和集裝箱的經營企業造成經濟損失和貿易信譽毀損；同時也削弱了檢驗檢疫機構的服務職責。
二、對出境集裝箱檢驗檢疫監管工作實施動態分類管理
（一）對出境集裝箱實施實施動態分類管理工作的理念
檢驗檢疫機構可根據所屬轄區出口企業的實際現狀以及影響出境集裝箱“大通關”的6個“癥結”，經過深入調研，根據實際情況，運用風險分析和系統管理方法，本著規范工作流程，從源頭抓，從現場著手，并落實集裝箱場站、承運人、人的責任，發揮和調動集裝箱場站、承運人、收貨人、人、經營企業的工作積極性和主動性，參與“協檢”工作，多方位、多渠道共同參與，各負其責，主輔協作，分級分類實施出境集裝箱檢驗檢疫把關和監管工作，并要求經營企業提高質量認證管理水平，對其實施動態分類管理新模式，提高檢驗檢疫運作效能，將集裝箱檢驗鑒定工作由原來單純的檢驗檢疫型向檢驗檢疫管理型轉變。
（二）出境集裝箱動態分類管理工作的做法
（1）對企業實施分類考核，確定分類管理類別
各檢驗檢疫機構的業務執行處室和分支機構需負責其轄區內出境集裝箱的經營企業實施分類考核，并確定其動態分類管理的類別。
凡具備軟、硬件條件的集裝箱場站、公司、出境集裝箱承運公司、發貨人等相關企業，可以自愿申請參加出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作。相關企業在辦理申請時，應當向所屬轄區檢驗檢疫機構遞交“出境集裝箱經營企業考核動態分類申請書”，并附上工商營業執照、企業質量體系評審認證結果等相關資料。檢驗檢疫機構的執行部門應在7個工作日內將對申報的材料進行初審，初審合格就可組織考核組，通知申請企業并對其實施考核。考核組可由熟悉集裝箱檢驗檢疫監管業務骨干3-5人組成，按“出境集裝箱動態分類考核評分標準”對申請企業的企業實力、質量管理、運行效能和人員素質等四個方面進行考核評分，并按考評結果將申請企業劃分為一至四類，企業等級類別越高，抽檢和監管的比率越低；反之，抽檢和監管的比率越高，甚至要對企業的出境集裝箱實行批批檢驗檢疫。
一類企業：凡考核得分為 100～91分的企業可評定為一類企業。轄區檢驗檢疫機構執行部門按企業每月報檢量抽檢其3-8%或每月至少抽檢1～2批次的報檢單實施檢驗檢疫監管工作。
二類企業：凡考核得分為90～76 分的企業可評定為二類企業。轄區檢驗檢疫機構執行部門按企業每月報檢量抽檢其15～30%或每月至少抽檢3～5批次的報檢單實施檢驗檢疫監管工作。
三類企業：凡考核得分為 75～60分的企業可評定為三類企業。轄區檢驗檢疫機構執行部門按企業每月報檢量抽檢其50～70%或每月至少抽檢10批次的報檢單實施檢驗檢疫監管工作。
四類以下企業：凡考核得分為60分以下的企業可評定為不符合分類要求的企業。轄區檢驗檢疫機構執行部門對其報檢的出境的集裝箱實施100%檢驗檢疫監管工作。
（2）對實施分類管理的企業，實行動態管理
檢驗檢疫機構應對實施分類管理的集裝箱企業實行動態分類管理工作，可規定：轄區檢驗檢疫機構的執行部門應對實行分類管理經營企業所“協檢”的出境集裝箱進行定期和不定期檢查以及對經營企業質量運行體系進行評審。在對企業實施監管工作過程，可對照“出境集裝箱動態分類管理考核評分標準”中的“運行效能”對其進行現場檢查和評審，確定下次動態分類管理的類別。
對現場考評所得分數低于原分類考核所得分數值和評審的不符合項超過限定個數的企業，應按新的得分和評審結果確定本次企業的考評類別，達到降級分數值者應對其原分類管理類別做出相應的調整，并限期要求企業對不符合項完成整改。經整改、復查得分和評審結果達到原類別要求的，經營企業的分類管理類別可恢復到原類別。如經營企業連續兩次被降低類別者，一年內不得再恢復原管理類別。
同樣，檢驗檢疫機構對“運行效果”運作管理工作做得比較好的經營企業做出規定：在半年內連續現場檢查和評審高于原分類考核所得分數和評審的不符合項低于限定數的經營企業，可以申請調高分類管理的類別。轄區檢驗檢疫機構應及時將經營企業的申請報告和歷次現場考評材料進行審查確認；同時，也可按管理規定的要求，組織考核組，對申請高調分類管理類別的企業進行年度考核和評審分類，如重新考核所得分數確實高于原得分和評審的不符合項低于限定數的經營企業，就按新報批分類類別實施監管管理；如重新考核和評審所得分數低于原得分和評審的不符合項高于限定數的經營企業，就按年度考核和評審結果，確定經營企業分類類別實施監管管理。
（3）引進信用評價體系，實施“誠信便利、失信懲戒”管理
各檢驗檢疫機構的業務執行處室和分支機構可按照《出入境檢驗檢疫企業信用管理作業指導書》的規定，對經營出境集裝箱業務的發貨人、集裝箱場站、出境集裝箱承運公司、公司實施“誠信便利、失信懲戒”的管理作法。對于信用等級評定為AA、A級別的出境集裝箱經營企業在口岸實施現場抽檢合格后，并優先給予辦理相關檢驗檢疫監管放行手續；對于溯源體系不完善、不配合溯源追溯工作以及虛假申報、信用等級評定為B級別以下的出境集裝箱經營企業的出境集裝箱在口岸暫停實施便捷快速通關工作方案。
對出境集裝箱經營企業動態分類管理類別的高低和提供物流信息的真實性與有效性，列入企業信用等級評定采集內容。
（4）規范統一操作程序，保證分類管理工作的質量
為了更好地實施出境集裝箱檢驗檢疫分類管理工作，各檢驗檢疫機構的主管處室可規范、統一使用“出境集裝箱經營企業動態分類管理考核申請書” “出境集裝箱質量管理體系審核評分表”“出境集裝箱動態分類管理考核評分表”“出境集裝箱動態分類管理考核審批表”“出境集裝箱動態分類考核簽到表”等表單，以便規范標準、統一程序、統一操作。
（5）對實施分類管理的企業應理清職責，獎罰嚴明
出境集裝箱經營企業的協檢工作人員應由受過專業技術培訓，經考核合格獲證人員擔任。經營企業在協作檢驗鑒定時，如發現出境集裝箱不適載或檢疫物等問題應及時聯系轄區執行部門，聽候其處理意見，同時及時書面報告。企業應建立“出境集裝箱協作工作檢驗鑒定臺賬”，并根據協作檢驗鑒定具體工作情況設計使用“協作檢驗鑒定原始記錄單”。經營企業的“協作檢驗鑒定原始記錄單”應一式兩份，一份裝訂成冊作為原始檔案材料；另一份報送轄區檢驗檢疫機構執行部門備案，作為對經營企業檢查、考核的憑證。對認真負責、把關成效顯著的出境集裝箱經營企業給予表彰鼓勵。
另外，“出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理暫行規定”還應對經營企業承擔協作工作的經濟責任和違法違規行為做出明確規定：憑經營企業協作檢驗鑒定合格而放行的出境集裝箱，如發生任何因集裝箱不適載或存在檢疫物等問題，而造成的質量事故和經濟損失，由經營企業自行負責；由經營企業協檢合格的出境集裝箱，經轄區檢驗檢疫機構抽檢檢查發現不合格或有偽造、欺騙、弄虛作假行為，或經營企業集裝箱協檢人員有嚴重失職行為，將視情節輕重，降低其出境集裝箱動態分類管理的類別或取消其信用等級的評定結果，直至取消其協作檢驗鑒定的資格。如企業的違法違規行為觸犯法律法規，將依照有關法律法規的規定給予其相應的行政處罰。
三、實施出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作應注意的問題
（一）加大對出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作的宣傳推廣力度
通過多種形式的宣傳、推廣活動，提高企業對出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作重要性和必要性的認識，使經營出口集裝箱業務的企業，能自覺地投入整改，提高企業的軟、硬件設施，力爭使更多的企業通過考核和評審，并且達到更高的檢驗檢疫監管類別，提高檢驗檢疫監管工作的運作效能，從而簡化出口集裝箱檢驗檢疫的手續，降低企業出口費用，加快我國出口貨物的通關速度。
（二）制定切實可行的“出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理暫行規定”
各檢驗檢疫機構在考慮對出境集裝箱實施檢驗檢疫監管動態分類管理工作時，應多深入第一線調研，多聽出境集裝箱經營企業的想法和意見，對問題進行討論、研究、論證，提出試行方案或辦法；并選定幾個有代表性的經營企業進行試行，爾后再對其進行總結、修改、完善，最后出臺較具實用性、可操作性的“出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理暫行規定”和“出境集裝箱動態分類管理考核評分標準”及相配套的附件，再全面鋪開加以實施。
（三）提高集裝箱從業人員的整體業務素質
各檢驗檢疫機構的業務執行處室和分支機構還可根據出境集裝箱經營企業普遍人員素質比較低的現狀，不定期地舉辦業務培訓班和研討會，通過考核認可或聘用一些“協檢員”；同時也促進集裝箱從業人員的經驗交流，以便提高檢驗檢疫機構和企業從事出境集裝箱檢驗人員的的整體素質和業務水平，統一標準，規范運作，確保集裝箱檢驗的工作質量，推進我國對外貿易“大通關”的進程。
（四）不斷修正和完善出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作
加強對出境集裝箱經營企業提供的協檢報告單的抽檢和驗證工作以及經營企業質量體系運作情況的檢查評估工作，以便不斷持續地修正、完善、提高和有效地實施出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作，從而改變以往檢驗檢疫機構批批檢又檢不了，認可檢驗又不保險的被動局面，促進、提升和保證了檢驗檢疫機構把關和服務的工作質量。
四、實施出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作取得的成效
檢驗檢疫機構出臺出境集裝箱檢驗檢疫監管業務工作新作法，可有效地推進檢驗檢疫和監管模式的創新，工作方式的改進，大幅度提高集裝箱檢驗檢疫監管的運作效能。
（一）滿足現代物流發展的需要，促進“大通關”建設
出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作的開展，不僅可從源頭上化解先前出境集裝箱“箱檢”工作中存在著影響“大通關”的6個“癥結”，探索出檢驗檢疫機構服務工作的新路子和新模式，而且較好地解決了快速通關與嚴密監管、“箱檢”業務量不斷增長與檢驗檢疫機構自身人力物力相對不足間的矛盾，其既提升出境集裝箱檢驗鑒定的運作效能，把好國門，防止疫情疫病的傳入傳出，為貨主和集裝箱經營企業贏得時間，簡化手續，節省費用，促進了“大通關”建設，又推進了檢驗檢疫監管工作流程的合理化、規范化、科學化，提高了檢驗檢疫的服務層次，進一步適應了現代物流高速發展的需要，使集裝箱檢驗檢疫工作實現了由單純的檢驗型向檢驗監管型的轉變，維護國家整體經濟利益，促進對外貿易發展的要求。
（二）強化監管工作，提高出境集裝箱檢驗鑒定的工作質量
通過實施出境集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作，福州檢驗檢疫局轄區口岸出口集裝箱適載檢驗鑒定工作質量不斷獲得提升，檢出不適載的集裝箱量大幅度下降，出境集裝箱的通關效能大幅度提升，取得把關與服務工作的“雙贏”。據統計，2016年1-6月福州轄區實行出境集裝箱檢驗檢疫分類管理工作以來，共檢驗鑒定裝運易腐爛變質食品、冷凍品的集裝箱為21011批/37237標箱，其中不適載為274標箱，占總箱量的6.4‰，不適載數量與上年同期比減69.1%。
（三）完善質量管理體系，促進企業上等級
對出口企業實施集裝箱檢驗檢疫監管動態分類管理工作，不僅可以提升企業的廠檢能力和把關職能，增強企業的質量意識，完善軟、硬件設施建設，規范檢驗檢疫監管操作規程，促進企業上等級、上臺階；同時，還可以發揮檢驗檢疫信息和技術優勢，幫助經營企業提高人員素質，加快扶持企業誠信體系和信譽評估體系的建立，加大推進企業質量體系的認證，完善企業業務體系運作，從源頭和生產過程來提高出口產品的質量。
參考文獻：
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關鍵詞:電力企業；檔案；管理；現狀；改進措施；創新
Abstract: This paper briefly discusses the power according to the existing problems in the management of enterprise archives, such as there is no deep understanding, archives management and power technology development for the archives management of electric power enterprise significance degree of fusion is not high, the file management system is not perfect, in view of the above problems and puts forward some corresponding measures, including the introduction of office automation system; to improve management processes, including management and archive management; reasonable division of work and responsibility, and the corresponding management equality, in order to engaged in archives management of electric power enterprise staff to provide certain reference and reference.
Key words: electric power enterprise; archives; management; current situation; improvement measures; innovation
中圖分類號:
前言
電力企業在我國的經濟發展中有著重要的地位，其檔案管理是其企業管理工作中的重要內容。電力企業檔案是極其有價值的歷史記錄資料，包括其生產經營、發展歷程、技術水平、企業文化等，其記錄形式也十分豐富，如文字資料、圖片、表格、音像制品等，其作用在于傳遞歷史信息，記錄現階段狀況，并為企業的發展提供可靠的參考信息，在企業的發展中有著極為重要的作用[1]。電力事業的不斷發展，電力企業也在不斷擴大產業，檔案管理工作也十分重要，需要隨著時代的發展，不斷與時俱進的創新管理方法，緊跟時代的發展節奏，以適應現代經濟社會的新形勢，將檔案的重要作用充分發揮出來，使企業能夠健康穩定的發展。
1.現代電力企業檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理與電力的技術發展的融合度不高
對著科學技術的發展。現代電力企業的管理工作中會使用到較為專業、高新科技的電子管理設備。該類設備中儲存這數量極大的管理數據及企業的相關信息，并會隨著時代的發展，企業的擴大或者信息的變化而不斷更新。在該類設備的設計時，由于涉及水平有限，或者沒有預先考慮現代信息的發展速度及程度等原因，并未將其各項功能與檔案管理工作相結合，因此在檔案管理的過程中需要先了解企業的核心內容或者其他部分的目的，需要進入該類設備系統，進行設定。
1.2檔案管理體制不完善
電力企業的各個部門及每一個職工的分工較為細致且均具有較強的獨立性，管理機制上，沒有對于各個部門的合作事宜進行合理的規定，導致檔案管理部門與其他部門的溝通不足；聯系也并不緊密，在各個部門的協調與合作上，并未達成一致的默契或者習慣，該現象給檔案管理的各項工作帶來了一定程度的阻礙，如在收集檔案所需資料或者信息的過程中，得不到其他部門的配合，會出現較多的困難不僅各類資料及信息的全面性、真實性、及時性均無法得到滿足，也嚴重影響了檔案管理工作的效率及進展程度[2]。
1.3對檔案管理不夠重視
許多電力企業將工作的重點集中于建設各項電力工程上，對于檔案的管理工作重視程度不夠，并沒有意識到檔案管理工作的重要，因此對該項工作的投入很少，或者完全忽視檔案管理的各項事務，造成了管理力度不足。另外檔案管理人員的素質也對管理效果帶來直接的影響。檔案管理人員對于該項工作重視程度不足，在工作中會出現不負責任的現象，嚴重影響到檔案信息的安全性，而出現信息丟失、分類不準確、保管不力等，導致檔案資源不全面，利用率較低，無法發揮出其檔案資源的作用。
2.相應創新對策分析
2.2改進流程
電力企業的檔案管理工作相較于其他管理工作，有許多不同之處。建立信息系統中文檔一體化流程，就是把系統、協調、控制等理念融入設計和各項運行活動中的過程，該過程的各個流程及環節的可塑性很強，可以進行相應的創新及改進，具體內容如下：
2.2.1文件管理
在文件管理階段，涉及到的文件數量較多，管理工作相對較為繁瑣，在管理的過程中有許多需要注意的點，具體內容如下：①文件的監管及其質量控制 對于發文申請單、收件簽署單等重要文件需要妥善保存，對其進行有效的管理，控制文件質量。在收件、發件、申請、審批等過程中，應將相應的文件均按照項目為主題進行妥善保管，形成完整的文件組；②文件流通控制 文件在辦理的流轉過程中，需要對其進行監督、催辦等措施，以達到監控其辦理狀態及其流轉狀態。如果文件的辦理信息沒有按照要求填寫完整，則不能流轉到下一個辦理環節，避免引起諸多麻煩或者引起其他問題，影響工作效率；③提供有針對性的操作平臺 在工作規則及提供操作平臺方面，應先分析客戶的類型，根據實際情況進行相應的安排與區別設計，為各個類型用戶提供全方位的服務，滿足其各種不同的要求[3]；④文件歸檔 將工程項目或者任務的信息進行的分析、總結、歸檔，并錄入信息系統，在查看信息時，使之能夠順利的調出相關檔案，便于查看或使用。
2.2.2檔案管理
檔案管理是將檔案進行分類、分析、保管及錄入等工作的統籌規劃，其管理水平直接關系到檔案作用的發揮，因此需要進行科學的管理，具體內容有以下幾點：①信息整理 為文檔管理人員提供必要的的信息整理工作平臺，對各類檔案的信息、數據等進行細致的整理，并隨時變換視窗嗎，檢查為們客戶提供的信息的各項要素，包括直觀性、全面性、真實性等；操作應嚴格根據相關規范進行；②信息安全機制 在信息安全管理方面，需要分層次的設置安全使用規范機制，合理運用限制使用權限、驗證使用者身份、設置密碼等方式保障檔案使用的安全性；③培養服務意識現代企業均需要提高服務質量，以優化企業形象，提高效益，增強企業的綜合競爭力。電力企業應為廣大用戶能夠利用信息平臺，方便快捷的搜索檔案信息，不斷提高服務意識，以簡單、直觀、快捷為原則，為用戶服務，盡量滿足其信息需求。
2.2引進先進的自動化系統
科學技術的發展，自動化系統的應用越來越廣泛，在檔案管理工作中也需要引進先進的自動化系統，解決各個部門之間的溝通障礙，使該項工作秩序良好，更加順暢且效率更高。在自動化系統的基礎上設置企業內部的網絡通信系統，各個部門可以使用郵件，或者公共信息平臺進行信息的交流與溝通，逐步實現無紙化辦公，并形成整體的通訊體系，從而改變傳統上下級的管理方式，提高信息交流密度及整體的工作效率[4]。
2.3完善管理制度
完善檔案管理機制，在制度上減少檔案管理安全風險及管理漏洞。組織檔案管理人員培訓，提高其業務素質及管理技能，使之在信息的收集、流轉、處理等環節上，能夠嚴格根據相關的規范進行，并根據其企業的實際情況建立文件擬定、辦理、流轉等事務的平臺，方便用戶查詢信息。定期進行檔案信息安全檢查，強化安全意識，提高人員的安全事故的處理能力。
3.總結
社會對于電力的需求量極大，促進了電力事業的發展，電力企業在現代社會中也占有極為重要的作用，這對電力企業的管理工作是一項巨大的挑戰。電力企業的管理是一項系統的工程，本文僅從一般的角度闡述了常見的問題及解決方法，實際管理活動還需要管理人員根據企業的實際特點、狀態、發展階段、相關規章制度等進行，將理論與實際相結合，探索出適合實際情況的檔案管理方法，不斷完善檔案管理機制，強化管理人員的責任意識，提升管理水平，科學合理的將各類檔案進行細致的分類管理，使檔案能夠最大化的發揮出應有的作用，為企業健康穩定的發展提供信息支持。
【參考文獻】
[1]朱.試論電力企業檔案管理與創新中的幾個關鍵點[J].科技創新與應用.2013(11)：139.
[2]劉玉萍.淺談電力企業檔案管理創新[J].科學管理與決策.2012(12)：109.
關鍵詞:工程公司;材料管理;內部環境
中圖分類號:F540文獻標識碼:A
文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工項目成本管理中的一個重要組成部分，材料管理水平的高低將直接影響到施工企業的成本、利潤。在企業管理科學化、規范化、經濟利益最大化的新形勢下，企業間競爭日趨激烈，對材料管理也提出了更高的要求，就優化企業內部管理環境而言，必須根據實際需要，逐步完善購、運輸、驗收、保管、發放和回收等環節，為材料的采購管理、供應商管理、材料的生產耗用管理過程中控制方法的有效運用提供一個良好的運行環境，為企業預定目標的實現奠定基礎。
一、建立專業歸口、分類管理的采購管理體系
1.完善材料管理制度。為適應市場變化的需要，工程公司應該頒布《材料管理辦法》、《材料招標采購辦法》、《現場材料管理辦法》等規章制度。強化材料的歸口管理，分類分級負責材料運作各個環節，使得各個部門有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采購預算規劃。工程公司的財務部門、工程技術部門以及工程實施部門應該合理溝通協調并及時傳達信息，制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學的采購計劃提供數據;為合理地選擇供應商提供資料;為工程及時地對材料的生產耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據。
3.嚴格規范材料采購審批制度。一般來說，采購審批制度的完善對企業的業績有著積極的影響。工程公司對采購業務審核分以下幾步進行:
(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時，注明每種材料的名稱、供應商情況、購買含稅價及稅率等內容一起呈交技術部門和財務部門。財務部門根據所掌握的信息，對材料的價格、計劃采購量進行認真平衡比較;技術部門則對材料的性能、配比情況加以認定。然后兩個部門共同協作，采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案，則加蓋“審核”章。反之，提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關經理批準，審批后計劃方可執行。
(2)貨到后的查驗。保管員負責核對材料采購計劃、合同、質量證明、票據等憑證。發現品名不對、質量不當、數量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時，有權拒收并匯報。對達不到質量要求的材料，按規定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執行過程中“質劣價高”問題的發生。
(3)票據結算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記，稽核無誤后加蓋財務章，并報相關經理簽字。
(4)要求企業每名采購員都要有業務記錄手冊，對自己經手的業務包括供貨單位名稱、材料名、價格、質量、付款方式等都應一一詳細記錄，一旦發現問題，便可以追溯責任到人。
4.加強材料采購機制的內部牽制。內部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關系，屬于企業內控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責任牽制。(1)體制牽制。組織機構控制是內部控制的基礎控制，是其他各項控制能否成功和有效的關鍵。(2)程序牽制。注重程序控制，其關鍵是注意內部牽制組織的設計，不相容職務的分離，以防止差錯，特別是舞弊的發生。(3)責任牽制，內部控制承擔的相應責任。加強材料采購機制的內部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責任牽制這三方面明確各級各人員的權限與義務，杜絕各種暗箱操作。
5.結合市場情況采用科學合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應該實行雙采購員采購制度。質量責任制度與采購核查制度相分離，采購與定價制度相分離。形成符合本企業特點的追求效益最大化的價格自控、聯合和監控機制。
二、實施適應市場施工特點的材料計劃管理方式
工程公司各施工項目單位應該根據計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預測，季度、月份計劃為依據，遇有設計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時，為適應施工生產多變的形勢，現行材料計劃可縮短編制周期，增加編制次數，實施動態管理。為提高計劃的準確性，要求計劃人員注意收集各方面信息，分析、預測材料市場情況，提高企業的調控能力、快速反映能力，密切部門協作。材料計劃的編制實施是財務部門、技術部門、計劃部門、工程實施部門協同配合的結果。因此，要實現材料計劃的全面性、準確性、及時性和預見性，工程實施部門應加強與技術、計劃部門、財務部門之間的協作。材料計劃要以施工計劃為基礎，以施工技術部門提供的備料計劃為依據，及時掌握施工進度和工程信息，及時變更調整材料計劃，同時計劃部應對工程材料計劃的及時性和準確性負責。各部門之間相互協作各負其責，共同提高材料計劃的實用性。
三、完善材料質量控制體系
工程公司要認真貫徹落實質量責任制，加強質量管理基礎工作，健全質量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標準化、程序化管理要求，重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環節，把質量體系標準落實到崗位和責任人，做到工作有記錄、考核有依據。加強質量信息資料管理及項目部的各項基礎工作，確保工程材料采購質量。
四、建立完善的材料供應商檔案
1.合理地選擇供應商。為了確保供應商選擇的合理性，應該建立供應商具體情況的檔案。檔案內容應該包括以下一些內容:供應商的地理位置、經營能力、財務能力、設備與技術能力、準時交貨能力、產品質量、行業聲譽與地位、服務水平等。然后，根據建立的檔案，合理地對已有的信息進行運用，建立起適合本企業的指標體系，對供應商進行科學地、綜合地評價。由于這些指標的重要性，企業平時要注意合理地維護供應商檔案，定期地對供應商檔案進行更新。
2.采用ABC分類方法，對供應商進行合理的管理。建立供應商檔案后，工程公司可根據供應商與本企業進行業務往來的資金額度和相關資料，對供應商進行分類。對不同類型的供應商采用不同的管理方法，這樣有利于節約企業的人力、物力、財力。
3.優化本企業供應商的結構。不斷優化工程公司的供應商體系，實行對A類供應商建立長期合作、互榮互利的關系;對B、C類供應商，采用適當引進新的供應商，保持適度的競爭、優勝劣汰。這樣，有利于把握到市場的動態，保證材料優質優價的供應。
五、建立價格信息資料庫
首先，工程公司應該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息，并及時向工程公司下屬的項目部信息，從而使企業的資源得到共享。其次，各項目部也要在當地進行廣泛深入、細致的資源調查，摸清當地的材料供給能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節性變化對供給能力的影響及價格浮動規律。再次，可通過網絡信息、刊物及其他媒介收集信息，以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業派駐人員到重點項目施工地，反饋施工地區的價格變動信息和有關優惠政策。經多方采集的信息資料匯入資料庫，提供給價格論證小組，經篩選論證和綜合平衡確定出當期的采購價格，供各項目采購人員和相關部門使用。這樣采購供應工作就能在占有可靠消息的基礎上避免盲目采購，也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎。
六、建立計算機管理系統
運用現代化的計算機管理系統加強材料管理，通過兩個系統來實現，一個是材料價格系統，另一個是現場材料管理系統。材料管理系統包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統是根據工程行業特點，制定多材料價格統計方法，通過市場調查，實地采購方式收集各種材料的信息，保存各種信息記錄。分析系統是將收藏的材料價格按分公司制定的方法，將統計分析得出材料的加權平均價格(或市場價格)，并可提供各種材料進行分類管理，為企業有關人員提供可靠、準確的價格信息。查詢系統，實現材料數據的遠程檢索，并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現場材料管理系統包括數據采集、查詢、統計等功能。采集系統主要完成材料管理各項數據的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單，錄入盤點數。查詢系統主要完成全年各項數據的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數)、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵機制
在工程公司的材料管理過程中，應建立嚴格的考核機制和激勵機制，定期進行總結考核。根據材料管理各個環節中易出現的問題，制訂材料管理考核辦法和考核標準，主要包括材料基礎管理、材料計劃管理、材料領用、材料現場管理、回收復用修舊利廢、指標完成、管理創新等七個方面，實行百分制，可按考核側重點不同賦予不同的權重。考核實行月考核兌現制度，定期考核后兌現獎勵或處罰，對發現的違規違紀行為要嚴肅處理。每月末根據對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標準進行考核兌現，與基層管理技術人員浮動工資掛鉤、與機關材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤，進一步增強全體員工的節約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結算，全額互補，進一步促進了大家養成“節約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。
參考文獻
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中國鐵路出版社，2005.
[2]鄭連慶.建筑工程經濟與管理[M].廣州:華南理工大學出版社，2007.
關鍵詞：投標 ；商務 ；規范 ； 管理
Abstract: combined with the author's own working practice, elaborated on the corporate credit, performance, bidding documents and other business information necessary to implement special classification management and specific management, also detailed the system of bidding business management establishment, management, use and maintenance.
Keywords: bidding; commerce; SPECIFICATION; management
TU723.2
前言:
近年來，由于國家實施積極的財政政策，不斷加大對基建產業的投資力度，既給建筑施工企業帶來空前的發展機遇，也使企業及其子公司的經營規模得以迅速擴張，企業效益不斷增加；但同時,也應清醒地認識到，由于建筑行業科技含量不高，行業準入門檻較低，導致施工企業不斷增加，不正當競爭、惡性競爭現象屢禁不止，再加上一些業主為了達到優選施工隊伍的目的，也不斷提高資格預審和投標商務工作的難度，在有限的時間內，對投標申請人的資格認定、人員、業績的評定級別層層加碼，要求投標申請人交驗各種原件的情況更是司空見慣，從而導致投標人稍有不慎，就可能廢標;更有甚者，還招致業內通報，嚴重破壞了企業形象。因此，在新的市場條件下，如何搞好商務資料的統一、規范管理，提高商務人員工作效率，減少失誤，就成了當前投標工作中的一個重要的課題。
一、明確商務資料的內容，實行專人分類管理。
根據資格預審和投標商務的一貫要求，商務資料主要包括企業資信、企業業績和資審、標書文件存檔三個部分。
1、企業資信部分。企業資信是商務資料的主要組成部分，它主要包括企業基本情況、企業法律證明文件、企業財務狀況、企業安全質量情況、人員情況、機械設備情況和企業所獲得的榮譽情況等。為更好的管理這些商務資料的原件，我們通常采用歸口管理的原則，將這些資料分配到各個相關部門進行管理。
企業基本情況由企業編投標部門根據企業不同階段的發展變化，及時予以更新，要求做到準確反映企業當時的真實情況。
企業法律文件應由各歸口職能部門分類管理，如企業營業執照、資質證書、組織機構代碼證等由企業管理辦公室統一管理；安全資格證書、三標（質量、環保、職業健康）認證證書等由相應的安全質量環保部門存放管理；計量合格證書由計量測試部門存放管理；銀行開戶許可證和稅務登記證由財務部門存放管理。以上法律文件均由投標部門根據工作需要及時借用和歸還，同時做好相關記錄。
企業財務狀況主要體現在財務報表和審計報告上，為方便投標工作，近三年的財務報表應有一份存放于投標部門，并注意及時更新。
作為商務投標資料企業安全質量情況，主要體現在年度安全、質量報表上，應由安全質量環保部門妥善管理。
企業人員情況，主要是指能服務于商務投標的企業中、高級專業技術人員。經常用到的是投標人員的畢業證、職稱證等相關證件，這些證件均應采用集中管理的形式，存放于人力資源部并統一造冊編號管理，做到隨用隨調。對于注冊類證件管理，應由人員相對應的職能管理部門分別負責。比如：一級注冊建造師證書的培訓、取證和管理，應由企業管理部門負責；注冊造價工程師證書的培訓、取證和管理，應由造價管理部門負責；注冊會計師的培訓、取證和管理，應由財務部門負責；注冊安全工程師證書的培訓、取證和管理，由安質部門負責；一級結構工程師、土木工程師、一級注冊建筑師等證書的培訓、取證和管理，應由工程管理部門負責；檢測工程師的培訓、取證和管理，應由計量測試中心負責。
企業機械設備情況主要由企業機械設備、試驗儀器總表和相應發票、圖片資料等組成，應由設備部、財務部以及投標部門共同協調建檔完成，資料掃描件存檔于投標部門。
企業的各類榮譽證書、獎牌等統一由企業檔案室存放管理。
2、企業業績部分。企業業績是商務資料的主要構成，它主要包括企業已完成或在建項目的中標書、合同書、竣工驗收證明、業主評價和項目獲獎證書等。施工業績的責任單位主要是企業檔案室、工程部、各項目部。各部門分別明確資料的收集責任人，共同完善項目業績臺帳和各類資料歸檔。投標部門要指定專人配合，并針對項目經營投標需要，重點追收項目建設過程中的中標通知書、合同、評優評先文件、竣工驗收報告、主要圖紙和結算資料等證明材料，并登記每個項目實際完工的結構物、特殊施工技術、先進工藝工法、獲得的榮譽等資料，同時及時更新和完善商務信息系統。企業業績資料通常在企業檔案室歸檔，按鐵路、公路、城市軌道、水利水電、機場等工程類型和時間順序分類歸檔，建立檔案編號，隨時備查和調用。
3、資審、標書文件的歸檔。這些文件作為已完成資料，通常很容易被大家所忽視，但這些資料是所有商務編標人員心血的凝結，也是商務人員工作經驗的累積，經常查看，可以不斷總結經驗，提高業務水平。這些文件資料的電子版要全部歸檔在投標部門，安排專人負責定期向各專業相關人員收集歸檔，同時在投標部門的主存儲機和硬盤上做好備份。中標項目的資料還應刻錄成光盤，加貼標簽便于查詢，多種方式的備份主要是防止機械故障或者各種原因引發數據丟失。
二、建立完善企業的投標商務信息管理系統。
明確了商務資料的內容，并完成了各類資料原件的分類存放，并不等于投標商務信息資料庫的建立完成。要想將這些資料最大限度地應用于投標商務工作，必須建立完善的企業投標商務信息管理系統。
所謂投標商務信息管理系統，就是將企業資信和企業業績兩大部分所涵蓋的所有商務資料進行掃描后按照特定的文件格式建立起來的電子文檔信息管理資料庫，該資料庫屬企業的重點保密資料。
由于此項工作涉及的內容廣泛、工作難度較大，所以要求商務錄入人員具有高度的責任心和嚴謹的工作態度，做到資料齊全、真實可信、文整美觀、查找方便。特別要重點做好各類專業人員的身份證、畢業證、職稱證、崗位資質證書、獲獎證書等，要求齊全和相互對應。同時要求機械設備、試驗儀器總表中所列的設備儀器要有相對應的發票票據，并重點確保發票的真實性和可信性；對已完和在建工程業績，要做到中標一項，收集一項；完工一項，整理好一項；掃描存檔后要及時更新商務信息系統，以方便投標使用。這樣做，既能極大地減輕商務人員的工作量，又能確保工作質量，避免發生錯誤，從而使中標機率得到極大的提高。
三、做好商務信息管理系統的補充和更新工作。
1、商務投標人員簡歷資料模塊的補充。
近幾年以來，由于行業競爭不斷加劇，各項目業主對投標人的選擇苛求現象也日益嚴重。如：在一些投資并不大的二級公路項目的招標上，有的業主也強制性要求各類人員均需具有高級職稱；又如，在一項施工難度并不大的項目招標上，有的業主強制性要求投標人投入幾倍以上的人力資源，僅隧道工程師就達10人以上，且還需提供候選人，等等。這樣一來，有可能在很大程度上造成了標書上擬投入人員與實際中標后投入人員的嚴重不符現象。但在投標階段，作為投標人也只能無條件地滿足業主的強制性要求，因此可能會存在疲于應付、東拼西湊等現象，從而為整個投標工作埋下隱患。
為了達到既能滿足業主要求，又能快捷準確地完成商務投標工作的目標，編標人員應按照工程項目分類以及人才結構、地域要求等不同情況各編制多套資料模塊，并使之格式化，使相關人員的相關證件、資歷與工作簡歷最大程度上滿足于相應工程項目的特點要求。這樣既做到編標人員的最佳利用，也能進一步加強商務資料的格式化和程序化管理，同時也提高了商務人員的工作效率。
2、業績資料的補充。
業績資料的補充，一方面取決于完工項目資料的及時收集，另一方面還在于企業對各分公司業績的統籌協調，如：當出現某分公司橋梁業績較多，而某分公司長大隧道業績較多等現象時，企業總部應盡早考慮、合理調配，以最大限度地利用業績資源，從面避免各分公司之間因業績結構不合理，而滿足不了業主要求。
結束語：
要想抓好商務資料的統一、規范管理工作，離不開編標人員的積極性和責任心。商務資料的收集、整理、建檔、借閱，乃至整個管理工作的每一個環節都需要全體工作人員具備高度的工作責任心和處處以企業利益為重的大局觀念。要想使每一個工作人員都做到這一點，就必須導入先進的激勵機制，只有用先進激勵機制激勵人、鼓舞人、督促人、處罰人，才能使人人齊心、人人用心、人人盡心，才能真正提高企業的商務資料管理水平，搞好商務資料的統一、規范管理。
參考文獻：
1、 施工企業加強對招投標及施工過程資料管理 閆雅民 2005 西部探礦工程
