發布時間：2023-09-24 15:54:42
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、檔案管理工作的電子化趨勢
隨著社會的進步與科技的發展，我國大多企事業單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規的約束與規范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。
二、實現檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現電子化趨勢，是科學技術發展的產物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現里對計算機技術的合理利用，發揮了計算機技術的諸多優勢，實現了對人力、物力、財力與時間的大量節約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實現資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經費的影響，很多工作難以順利進行。醫院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現了資源的最大化利用。
（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現檔案管理工作的良好開展。
三、規避電子檔案管理工作中的風險問題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規避風險的意識，使檔案信息實現最大的應用價值。
（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。
1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規范上表現的也不夠充分。突出表現為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規范性是社會新時期發展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規避電子檔案管理工作中風險的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質。為了規避電子檔案管理過程中的風險問題，提高工作人員的業務素質是良好舉措。除引進一些高學歷、高能力的檔案管理專業素質人才之外，還要注重對單位的所有檔案管理工作人員的素質教育，舉行定期的培訓，提高其專業、負責的精神，真正形成忠于本職工作，實現部門間的合作互動的良好局面。
1.電子檔案載體的保護
傳統紙質檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質的保存環境，電子檔案所需的環境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質檔案保存所需的環境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發生氧化反應，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發生消磁或磁化現象；要避免機械震動，以免破壞數據信息的完整性；存放電子檔案的庫房內還應配有防腐蝕性有害氣體的設施和設備，定時進行機械通風，保證環境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內通風，保證檔案室內擁有良好的空氣質量。紙質檔案的耐久性可以持續幾十年甚至上百年，與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質文件，需要借助現代化的辦公設備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術和數據參數，如音頻設備文件等。在電子檔案歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件，用視頻設備獲得的動態圖像文件還應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實性的維護
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸等操作要進行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應采取更嚴格的安全措施，如開發專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設置為“只讀”狀態，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關背景，不僅是業務方面的，也包括相關的政治、經濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內容，也有助于證明該電子檔案的真實性。
3.電子檔案完整性的維護
在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關系、相對位置等元數據一并保存，相關的應用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關電子圖像。隨著電子檔案數量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數據或修改的數據進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數據信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網絡而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網絡中，防止某一網絡被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關成熟的技術，而紙質檔案則可以真實、直觀地再現文件的原貌。因此，在一定時期內電子檔案不會完全取代紙質檔案，兩者形成并存發展、相輔相成的依賴關系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發揮電子檔案的效用。
4.加強電子檔案安全性的防護
網絡的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網絡安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創建檔案安全管理系統，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現代信息安全技術，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數據庫安全建設，電子檔案管理系統安全運行和與相關信息安全技術結合運用的基礎上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強電子檔案管理人員的培養
關鍵詞： 電子檔案 管理難點對策
一.電子檔案的特點
電子文件是指能被計算機系統識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上, 并可在網絡上傳輸的數字代碼序列。電子文件按一定手續歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計算機軟、硬件等設備關系密不可分；
②與紙質檔案相比概念上有本質的區別；③更高要求的保管條件。
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合的檔案信息具有系統性、真實性、價值性,企業才能從中獲得更為完善的服務。
二． 電子檔案的歸檔要求
計算機特點之一是修改方便,這一特點卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯,作為真實的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設置為“只讀”狀態,這樣用戶只能從計算機上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應該采用一次寫人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。
在電子文件的歸檔過程中, 應注意登記電子文件的容量及形成時間, 特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分,因為文件只要修改其存儲容量、時間, 則和原來的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復制、打開過程中是否被有意或無意的修改,如果發現文件被修改,應及時尋找原因, 防止類似情況再次發生,并盡可能恢復原電子檔案的本來面貌。
對歸檔的電子文件應注意是否被加密和壓縮,當發現文件被加密時,應及時和文件形成者取得聯系,給予解密。對壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個方法,不利于檔案的提供利用,建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上, 這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。
歸檔拷貝的份數,一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現讀寫錯誤,但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術發展到現在也只有二十年的時間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經濟能力允許的情況下,可適當考慮轉存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。
電子檔案的保管和維護措施
電子檔案的保存,首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環境。電子檔案載體的保存環境,一般是指脫機存儲而言,應而要達到有關要求如歸檔光盤應直立排放,嚴防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽光直接照射溫度控制在17～20℃,相對濕度35%～45%遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場,對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時盡量少開啟,防磁柜的鑰匙應有專人負責。良好的保存環境,不
僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。
電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環境的影響,即使在良好環境下,也難免不發生信息丟失或讀取錯誤的現象,這是由于載體在長期保存過程中材質老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對保存的電子檔案,應每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉存應根據光盤的保管情況、光盤驅動器的發展和兼容情況、計算機操作系統變化情況、硬件環境的變化情況而定,當上述四個條件任何一個發生較大變化時,應考慮有必要進行轉存,轉存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅動器、計算機操作系統和硬件環境,這樣下次轉存的時間間隔可長一些,同時原光盤至少應保存一個轉存周期,以防萬一。
四．實現檔案電子化的途徑
(1) 檔案信息數字化。檔案信息數字化是經過電子技術處理而記錄在新的介質上的一種方式, 進而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實現資源共享化,更大限度的滿足企業對檔案信息利用的需求。實現了檔案信息數字化就為檔案信息網絡化打下了基礎,檔案信息數字化是實現檔案電子化的有效途徑。
(2) 檔案信息標準化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統檔案的區別在于記錄方式的數字化,當使用電子技術和設備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環境和設備單獨存在,電子檔案信息具有非人工識讀性和系統依賴性。電子技術及設備的不斷進步,使電子檔案形成的環境出現較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經過一段時間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環境生成的檔案信息在新的環境下不能被正確識別并存取。這就要求電子檔案信息實現標準化,實現電子檔案信息存儲結構及格式的標準化,形成通用的存儲標準,使之在各種不同的環境下都能被準確識別、讀取、存儲。因此, 檔案信息標準化是檔案電子化持續、長久發展的唯一途徑。
(3) 檔案信息網絡化。實現檔案信息資源網絡化就是要實現檔案信息系統與網絡技術和網絡應用軟件的集成,形成可查詢多種平臺的檔案信息管理系統,使之支持多種操作系統,具有統一的用戶界面,統一的文本格式,統一的查詢方法,用戶科直接得到所需要的檔案信息。企業科技人員通過網絡進入檔案網站,經相關手續取得許可授權,進入網站檢索相關信息,閱讀或下載所需檔案信息,以滿足企業快速發展的需求。
【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養
一、電子文件的特性
電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。
三、電子文件的利用
在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。
五、電子檔案管理人員的培養
首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。
參考文獻
1 電子檔案的特點優勢
1.1 保密性強
相較于傳統紙質檔案的整卷查閱所帶來的風險，現在所使用的電子檔案可以實現部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風險性。在進行紙質檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內容，實現了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術，改變了紙質檔案查找時的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術在檔案管理中的應用，不但能夠降低工作人員的工作負擔，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網絡技術的應用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優勢。
1.3 提高檔案的使用效率
對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復制、能重復使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統的紙質立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標準的不統一，既影響了檔案整體的質量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時補漏增缺
傳統文書在資料收集時，如果出現漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態。
2 電子檔案管理中存在的問題
2.1 管理不規范
紙質檔案的使用時間較長，管理人員已經逐漸形成了保存紙質檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統等存儲設備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數據進行備份，隨意進行放置，最終導致設備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術安全方面，沒有采用一定的防復制技術，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質不高
新的檔案管理方式的使用給事業單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發揮、利用電子檔案的優勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進行。
2.3 電子檔案安全問題
電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關人員資料信息被泄露的情況頻頻發生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創新性對策
3.1 建立健全相關的規章制度
建立健全電子檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態。電子檔案在事業單位中的應用已經非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用電子檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且結合事業單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。
3.2 培養專業的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業知識強，并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育，提高他們的計算機技術和職業道德。之后，由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業性較強的一項系統性工作，所以，要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內，以保障工作的延續性和長期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設備軟件的質量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關部門申請經費，改善檔案管理的設備和工作條件，現代化設備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應用軟件，提高檔案管理的安全性。
在我國目前的事業單位檔案管理中，電子檔案管理已經漸漸取代紙質檔案管理的模式，并占據著越來越重要的地位。它的高效便捷等優越性給檔案管理工作帶來了進步，然而它的優越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業單位電子檔案管理的優勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業單位的應用中更大程度的發揮自身優勢。
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設備，忽視其不安全因素。事業單位中常見的情況有，電腦等存儲設備陳舊，硬件設施落后，無法適應當前的網絡狀態，不能很好的進行存儲和網絡傳輸。其次是一些配套軟件的質量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質立卷的工作模式中解放出來，不適應新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關法律法規，通過確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。
（三）以完善的管理制度做權限約束和監督
加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強對內部人員的監督，普及《檔案法》等法規制度，強化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
關鍵詞：電子檔案；管理工作；信息化與數字化
近年來，世界各國信息化發展進入了快車道，我國的信息化應用也進入大發展階段。新技術的應用為社會各行各業帶來極大的便利，但與此同時產生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應對新的問題與挑戰，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創新檔案管理。
一、電子檔案產生的背景
自從1946年，世界上第一臺計算機誕生以來，信息技術的發展可謂日新月異。與此同時，電子文件的飛速發展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認為，紙張的發明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當下，正在發生的電子文件代替紙質文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發生了變化，但是本質卻是同樣的。
那么，就出現了一個問題，這個問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發生了載體轉變的巨量的電子檔案如何有效管理？
二、電子檔案管理的現狀
（一）電子檔案更難鑒定
國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。”那么，問題是，隨著各行各業信息化技術的應用，例如不同辦公管理軟件的應用，由此產生了不同形式、不同規格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。
竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質上一致的。傳統的紙質檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價值的非現行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應當是具備了一定的保存價值和利用價值的電子文件，并且被歸檔。與傳統紙質文件進化為文書檔案不同的是，電子文件在轉化為電子檔案的過程中，還應當具備兩個特性：一是必須為真實可靠的反應人們生活工作的原始記錄，同時還要具備內容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應當局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因為，隨著新技術的革新，或許經過一段時期，會發生因為人們讀取信息設備的改變，而導致今天我們花費了大量人力物力所保存的電子檔案出現無法順利利用的逄。“我國90年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀80年代開展的一次重要的全國普查活動的99%的原始數據已經丟失，某市政府大批20世紀80年代生成的電子文件無法讀取。正因為上述原因，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統的紙質文件更加困難。
（二）電子檔案管理失控
通過了解，現今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據）另外，各個電子檔案產生單位沒有相應的電子檔案管理制度。
（三）電子文件法律體系欠缺
在許多國家，電子文件的證據效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業務活動證據。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。
三、電子檔案管理創新
（一）管理理念創新
面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現，甚至于趨向替代傳統的紙質文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態迎接新生事物挑戰。
（二）領導組織創新
信息化發展到今天，在電子文件逐漸取代傳統紙質文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發揮領導者的組織創新管理能力，縱觀歷史，優秀的人才在歷史的某個階段產生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，為形成高質量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。
（三）管理機制創新
檔案的管理是一項長期性、系統性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效_展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家帶頭起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應及時的，結合本行業、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設事業持續地保駕護航。
總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻：
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通過電子檔案來存儲整理有價值的電子文件和資料。目前，在日常工作中的電子檔案及電子檔案的管理呈現出普遍增加的現象。隨著信息技術的飛速發展，電子檔案管理水平有所提高，同時對電子檔案加強管理的意識也越來越強烈。提高管理電子檔案意識，使電子檔案的利用更準確、更完全、更可靠。然而，電子檔案的使用必須建立在信息技術基礎上，還需要發揮軟管理功能來充分發揮自身的優勢。主要以電子文檔的數量以及電子文件完整性和風險來確定該歸檔的文件不完整或不完整。目前，基于電子檔案進行管理的主要有三種方式：提供復制、傳播和直接使用。有很多專家和學者對電子檔案進行綜合研究，這些研究提供了對電子檔案利用的有力保障。發展電子檔案系統，可以有利于評價未來發展趨勢與電子檔案袋，這是中國檔案管理現代化的一個重要指標，在我國加強檔案的運用中加強了電子記錄，電子檔案利用對我國發展檔案管理具有重要的意義，如何開展電子檔案的有效管理是加強檔案利用的有效保障，這也對我國的現代化建設具有十分重要的意義。在目前的工作中，電子檔案的數量逐漸增多，檔案管理機構已經開始對電子檔案的管理進行深入的分析和研究。加強對電子檔案的管理，可以更好地利用電子檔案，更迅速地提高檔案的內部管理水平。在電子檔案管理過程中，應充分利用電子檔案，發揮其優勢，提高檔案管理水平。從電子檔案的管理開始，就意識到數字檔案的重要性，對內部管理組織的需要進一步分析，并提出了一些建議，以提高電子檔案管理辦法。
2電子檔案在檔案管理中的重要性
2.1電子檔案可以快速的分類處理信息資料，它是依靠計算機來操作的，所及處理的速度很快
復制文件和管理文件中使用傳統的鋼筆字進行標準處理歸類時，由于人為操作的不定性因素，會造成很多的披露出現。信息化處理可以將文件信息收取、存儲、分類、統計和訪問是非常便捷快速，同時不容易出現問題，提高準確性。
2.2通過電子文檔進行存儲的文件，可以方便共享交流各種文件
相對而言，傳統的存儲方法，不便于查詢翻閱，更不會方便與共享文件信息，這樣大大降低了更新文件信息的速度。這是很難找到的文件信息。利用信息技術，以及一些信息化的處理軟件，對檔案進行電子化管理，這樣可以更加快速便捷查詢了解資料。同時對于不同類型的資料進行有效的分類歸檔，進行排序，更加便于以后的搜索。
2.3相比較于傳統的紙質存儲方法，電子文檔存儲的方法更加的環保，更易儲存
因為紙質的存儲方法會受控于外加的環境的影響，會因為潮濕或者蟲蛀等各種不利因素減低存儲的時間，這樣就會要求對于紙質的存儲環境要求較高。同時大量的信息需要存儲的情況下，會消耗很多的紙張，不利于生態環境保護。而電子文檔不但存儲的時間較長，易于保護，不受外界環境的影響。
2.4信息化的存儲信息可以保證信息在交換過程中的安全和快速性
一般的閱讀和寫作在這個高速閃存的速率是遠遠超越傳統筆記法；同時存儲儀器較小，便于攜帶，信息化可以很容易，如果你傳輸文件五千萬字的記錄，這是無法想象的。同樣電子檔案在安全性方面具有重要的作用，例如：檔案的長距離傳輸，丟失處理文件造成重要文件丟失，電子檔案的丟失和延遲調用進程信息，所以，將信息化可以充分發揮其特殊的共享效用，同時有效的較強保護文件信息。當然，電子文檔或萬無一失。事實上，在貯存和使用過程中的電子檔案有一定的風險。安全電子檔案存儲需要存儲設備具有較高的識字率，如果被盜損壞的程度將遠遠大于傳統媒體。此外，由于信息通過一個規范的字符標示存儲信息，一旦丟失相關的文件信息，就會出現亂碼等情況，也會泄露信息。同時網絡化時代也存在風險，長途電話網絡信息存在盜竊的風險。存儲的檔案都是很重要的，所以一定要加強其保護工作。完整的保存電子玟桑文檔信息，不論是以往的手記存儲加工誤差影響的范圍是有限的，而且在輸入過程中很容易找到。批處理文件，文件處理量大，可能會出現失誤使用，從而產生嚴重后果。同時，很多對外開放的文件信息，沒有及時的查閱更新，會導致很多信息缺失。此外，不同電子文件的存儲結構是復雜的，多種方式的缺乏可能會導致信息的轉換。電子文檔的信息都是保持著供參考性。同時信息可以通過不同的電子形式進行存儲保存，在硬件和軟件中都可以進行存儲，。同時信息化的電子設備更新速度都是很快的，所以如果新老硬件或者軟件沒有良好的兼容，也會導致信息丟失，從而大大降低電子文檔的壽命。
3關于電子檔案管理的意見
首先，加強對網絡存儲設備和電子檔案的安全。存儲設備的安全性，特殊的保護時間平面，硬件和軟件的更新，設備的日常管理和維護，確保處于良好狀態的常規存儲設備，文件的備份文件的更新，防止事故損失，此外還有加強網絡防火墻、信息認證等方法來阻隔病毒的侵入，同時也要進行良好備份，加強讀寫權限嚴格，加強在貯藏過程中電子檔案的安全，確保電子文件的存儲，傳輸過程中的安全，對其他用戶的電子文件的安全，防止非法訪問和更改，應繼續完善現代化的管理方法，加強檔案的保護措施。通過統一的順序錯做，從而減少操作中的危險。督促從業人員的職業素養，規范安全培訓，檔案人員具有較高的職業道德，同時，通過規范運作，消除作業過程中的漏洞。其次，協調存儲形式，在每個不同換件具有軟件轉換，這樣可以減少因為兼容不了而出現文件損害等情況。可以通過多方面備份來存儲文件，保護其的安全性和可讀性。同步控制管理權力的運行和管理，防止通過其他信息的缺乏所造成的事故。
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