發布時間：2023-05-17 15:42:51
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的電子檔案管理規范樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：制定；數碼照片；管理：規范
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-8631(2010)05-0147-01
隨著高新技術的迅猛發展，攝影技術依托計算機為后盾，各種設計靚麗、品質高的數碼相機新品迭出，給攝影業帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久為優勢的數碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰。數碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對數碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術上提出了更高的要求。但目前國家沒有專門針對數碼照片檔案的管理出臺新標準，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。
目前對于是否制定、出臺數碼照片檔案管理規范有兩種明確的觀點，一個是不需要制定，另一個是需要盡快制定。
一、不需要制定新標準的理由
數碼照片檔案的管理雖然沒有出臺專門的標準，但這并不等于數碼照片檔案的管理沒有可依據的規范。數碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數碼照片檔案的管理實行雙軌制，紙質部分按照《照片檔案管理規范》(GB／T11821)執行，數碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T18894)執行。數碼照片就是電子文件，數碼照片特性實質就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件?！峨娮游募w檔與管理規范》不僅對電子文件管理各個環節進行了較為具體的規定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強調了各類電子文件元數據管理的重要性，規定了電子文件的操作方式和要求。目前除國家標準外，各個地方、行業及其機關企事業單位也都制定了電子文件管理方面的標準、規范或者實施細則。這些也都是數碼照片檔案管理所要執行的規范。所以，《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》兩者結合使用能夠滿足工作需要。
二、需要制定新標準的理由
數碼照片是電子文件沒錯，但數碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數碼照片來源渠道廣泛。元數據信息五花八門，收集內容真實性較難把握，收集難度也加大；歸檔時數碼照片的檢驗操作復雜；整理時相比較紙質照片要求更高，數碼照片不但要有紙質照片六要素要求，還要標明保管數碼照片的軟、硬件技術環境，元數據信息等內容。這些都沒有統一的標準去規范，各行其道，這為數碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規范》只是電子文件的通用標準，對于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標準加以規范。
因為數碼照片的管理要結合兩個標準使用，不方便，不具體。太籠統。才促使地方的數碼照片管理規范陸續出臺。雖然各地規范不盡相同，但也各有千秋，使當地的數碼照片檔案管理做到了統一規范。能夠出臺是基于現實工作需要，所以國家在這方面滯后了，應該盡快出臺新標準是正確的。
三、分析與討論
1.先明確電子文件與數碼照片的涵義
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，可在通信網絡上傳送的文件。數碼照片是指用掃描儀、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。
定義文字描述不同之處在于“數字設備及環境中”和“用掃描儀、數碼照相設備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態圖像文件”。掃描儀、數碼照相設備就是數字設備及數字環境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內容中。所以在定義上沒有本質的差異。是一致的。
2.電子文件與數碼照片的特性
優點：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久。
缺點：依賴性、易改性、可分離性。
在歸檔和利用中都需要保證的是：真實性、完整性、有效性、兼容性。
從上面分析看電子文件與數碼照片的特性是一致的?！峨娮游募w檔與管理規范》對電子文件的定義、范圍、基本術語作了詳細描述，對電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細規定，符合數碼照片檔案管理全過程。規范中為了保證電子文件收集積累的真實性、完整性、有效性及兼容性。對電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對電子文件形成階段的軟、硬件技術環境、元數據信息、收集操作方法等等作了具體的規定，圖像電子文件規定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數碼照片歸檔后的整理、存儲、保管打下堅實的基礎。更便于數碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規范》完全適合數碼照片管理。
3.數碼照片檔案管理可以在本部門細化管理
有人提出《電子文件歸檔與管理規范》對于圖像電子文件有些技術指標沒有明確規定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青島出臺的數碼照片管理規范規定了掃描件線數不低于600dpi，像素數應在300萬以上。但目前看300萬的像素已不可使用了，這種相機在市場都已經淘汰。如果是重要的、永久的或作為宣傳廣告使用的照片掃描件可以將線數提高，但作為一般使用也可不必。所以像素還是線數是根據實際情況和用途來確定，而不能硬性統一。
1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高
隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。
1.2健全的檔案管理制度的缺失
首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。
1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全
在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。
2推進事業單位檔案的規范化管理的策略
2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓
事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。
2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責
事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。
2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平
運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。
3.結束語
【關鍵詞】企業；文書檔案；現代化；管理
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-070-01
建立健全一套完整科學的文書檔案工作制度，可以體現出這個單位的工作面貌，關系到工作的效率。近幾年，隨著計算機和網絡技術的發展和普及應用，大部分企業的文書檔案管理都實現了現代化管理和利用，取代了部分手工勞動，減輕了檔案管理人員的勞動強度，同時又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應不斷發展的新趨勢，檔案管理的現代化是提高檔案管理水平的有效途徑和發展方向。
一、規范化與標準化管理
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。建立有效的管理制度和工作程序是樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的必要保證。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，是促進檔案事業健康發展的重要保證。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎。實踐表明，文書工作是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。
公文制發不僅僅決定公文本身的質量，同時也影響檔案的質量。為提高檔案實體質量，把好文書檔案的源頭關極為重要。其次要實現檔案保管利用價值的最大化和歸檔系統化、檢索利用便捷化，嚴格執行文書檔案歸檔整理辦法，提高歸檔案卷質量。
近年來，我國檔案部門針對電子文檔管理制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》及《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面做出詳細的規定，為文檔管理規范化奠定了基礎。
二、實現檔案管理的信息化
隨著計算機技術的應用廣泛，對提高檔案管理現代化水平起著重要作用。可以利用計算機技術進行檔案的歸檔、整理、編目，充分利用計算機功能，進行檔案的自動整理、編目等，提高效率。將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現檔案流通全過程自動化管理。充分發揮計算機強大的數據處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務，及時滿足利用者的需求。利用計算機網絡實現檔案信息資源共享，使信息資料資源更大地發揮作用。
隨著改革開放和現代化建設步伐的明顯加快，房地產業市場的需求迅速擴大，房地產業有了不同尋常的迅猛發展。房地產檔案，是房地產管理活動的傍生物，是記述和反映房地產自身狀況及人們對其管理使用的信息原始載體。準確、完整的產權產籍資料是國民經濟、城市建設和管理的重要依據。作為房地產產權界定的有力存證，它為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律依據。無論是產權檔案的內容還是它的作用都表現出很強的憑證性和權威性特點。隨著現代社會信息化的發展，推廣“房地產產籍管理”計算機標準軟件的運用，使管理規范化、現代化，成為一種必然趨勢。
1 檔案管理體制與房地產行業發展同步
1.1物權法的實施將推動房地產檔案管理的發展
作為保護私有合法財產的一部新型法律，《中華人民共和國物權法》的實施將對房地產檔案工作產生極大的影響。物權法中對住宅七十年使用權到期自動續期的決定是對房地產檔案管理的規范化、科學化的推動。房地產檔案的有無，保管的好壞，記載是否準確、全面，將關系到產權人的切身利益，一個房產權利人擁有了房屋所有權，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權利。只有不斷地發展和提高房地產檔案管理的水平，才能很好地保障權利人的權益。
1.2房地產檔案管理將向規范化、標準化的方向發展
房地產產權產籍管理是房地產行政管理的核心與基礎，與房地產市場管理關系密切，各種房地產交易行為最終都要歸結到權屬的確定，只有產權清楚，產籍資料完整，才能確保房地產市場行為合法有效。隨著房地產行業的不斷發展壯大，國家、社會對房地產行業的重視程度不斷提高，房地產行業的規范化、法制化不斷提高。與此同時，房地產檔案管理也將走向規范化、標準化管理。
1.2.1設置管理機構，促進房地產檔案管理規范化發展
檔案管理機構的設置，是房地產檔案管理規范化發展的前提。房地產檔案管理機構的設置不僅僅是檔案館（室）的建設，也是房地產檔案管理部門的事，它關系到檔案房地產檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個功能部門的健全。在完善的機構設置下，人盡其力，物盡其能，房地產檔案管理的規范化發展將成為可能。
1.2.2房地產檔案管理向標準化發展
標準化是提高檔案管理水平和管理質量的重要前提，是房地產檔案管理規范化發展的保障。房地產權屬檔案管理模式規范化，包括檔案館（室）管理工作的規范化、職工業務考核的規范化和房地產權屬檔案管理技術的規范化。具體講就是實現檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環節的規范化、標準化。
1.2.3逐步實現一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產行政管理部門行政職能科室與具體辦事機構管理分開，涉及對外辦理權屬登記、交易過戶等具體業務，由登記中心一個機構承擔，一個窗口對外。實現一體化管理，就能通過辦理機構之間的溝通協調，準確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環節控制，實現房地產業諸業務間的有機銜接，逐步實現各機構間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時簡化辦理手續，優化服務，方便服務對象。
2 電子政務環境下實現對房地產檔案的管理成為可能
所謂電子政務，就是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。
電子政務主要包括幾個方面：政府間的電子政務、政府對企業的電子政務以及政府對公民的電子政務。政府對公民的電子政務是指政府通過電子網絡系統為公民提供的各種服務。在這樣一個大環境下，房地產權屬登記這一房地產管理活動的重要內容，將可以通過電子系統來完成。由于一切手續都是通過計算機完成，這將使整個房地產檔案的管理發生重大變化。
在這一形勢下，房地產檔案為了解決電子文件對軟硬環境的依賴性和電子載體的不穩定性，房地產管理業務工作出現同一工作項目或同一案件的文件材料出現不同載體的文件并存的問題，房地產檔案管理將會產生很多新的變化。
3 現代化水平進一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產經濟的不斷發展，房地產權屬檔案管理工作變得越來越重要，社會各界對房地產檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對房地產信息的需求和利用越來越呈現出多樣化，傳統的房地產權屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應房地產經濟發展的要求。因此，探索以現代科技發展為重要條件的適應社會發展的檔案管理模式則顯得至關重要。
3.1實現房地產檔案的縮微化、數字化
檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化成電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，形成數據庫。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。
3.2實現房地產檔案的信息化、網絡化
計算機技術和網絡技術的普及應用，為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯網建設的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
3.3實現房地產檔案管理的多元化、智能化
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類門檔。實現檔案管理自動化、智能化能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值。
3.4實現房地產檔案管理的社會化、市場化。
關鍵詞：公共管理視角；檔案管理；規范化；問題
檔案管理的規范化直接和檔案信息資源的利用有密切聯系，規范的檔案管理公共能夠為我國的各種活動提供豐富的檔案信息資源，隨著社會的發展，傳統的檔案管理工作已經不能滿足現代化社會活動的需求，為了適應社會的發展，檔案管理工作人員應該及時轉變檔案管理的理念，提高自己的檔案管理水平，使自己的工作能夠滿足社會發展需求。我國公共管理視角的檔案管理工作起步較晚，現在正處在發展的階段，需要相關人員不斷研究管理方法，通過使用科學的方法和手段形成系統的、全面的公共管理視角的檔案管理規范話水平，提高檔案管理質量的同時提高我國公共管理視角的檔案管理規范化，促進檔案管理工作水平的提高。
1 公共管理視角的檔案管理方法
我們所說的公共管理是指所服務的對象是社會公眾，并且管理工作是圍繞其服務對象開展的，在進行公共管理的過程中應該采取科學有效的管理方法，公共管理視角的檔案管理規范化是指通過科學的方法讓檔案管理工作更加清晰，一些工作成果能夠廣泛地被大眾所接受。在開展當那管理工作時，應該合理地將檔案調查者的使用需求考慮在內，我們所說的檔案管理工作和公共管理工作有很多類似之處，從服務理念上來說，二者的服務對象都是廣大人民群眾，都是為調用社會公共檔案的社會公眾、社會組織和社會團體所服務。在公共管理視角的檔案管理規范化工作應該時刻將用戶的需求放在重要位置，定時對用戶的體驗、感受進行調查，按照用戶的反饋信息來不斷改進檔案管理的模式和方法。
2 公共管理的基本理念
檔案管理工作的基礎是大家的公共責任，這會內在推動檔案管理工作的發展，檔案管理工作需要工作人員在保證檔案管理合法性的前提下積極履行自己的社會責任，現代檔案管理工作人員的責任和傳統檔案工作人員的社會責任有較大的卻別?，F代檔案管理者的社會責任交傳統檔案管理以政治責任為主的社會責任多了多個種類的社會責任（包含經濟責任、政治責任、文化責任、社會責任等多個種類），并且還涉及了其他促進社會事業發展的責任以及為檔案使用者提供全面、完整、安全的檔案的社會責任。
從全面發展理念上來看，檔案信息資源的建設和檔案信息服務工作是其主要表現的兩個方面，這些工作都能夠為社會的各項活動提供健全的發展支持，傳統的檔案管理工作只是針對政治方面、歷史研究方面開展服務工作，現代檔案管理工作則不僅僅局限于這些方面，工作對象上，現代檔案管理工作不僅僅服務于政府人員、科研人員，還為調取檔案的廣大人民群眾服務。公共管理視角下的檔案管理規范化工作還需要很長一段時間的發展。
在公平服務的理念上，基于公共管理視角下的檔案管理工作從根本上消除了檔案管理工作的歧視現象，在開展檔案管理工作的過程中，工作人員應該堅持開放性原則，控制好開放性的基礎上，滿足廣大人民群眾調用檔案的需求，保證所調用檔案的完整性、有效性，使檔案信息的廣大人民群眾和檔案信息的核心利用群體享有平等使用檔案的權利，在開展檔案管理時，工作人員要建立統一的服務標準，科學、合理地控制各種調用檔案的人群的檔案使用權限。
3 公共管理視角的檔案管理規范化措施
（一）文檔集成式
通過使用集成化技術能夠在公共檔案管理工作中形成較為系統的管理規范，通過使用這種較為系統的管理規范能夠實現提高公共管理下的檔案管理工作的進步。文檔集成式管理方法的工作核心就是各種文檔管理相互協調的工作。在文檔管理工作當中，通常會明確地劃分文書部門和檔案部門，使這兩個部門能夠相對獨立地開展工作，文書部門和檔案部門的職責不同，文書部門主要是進行文件管理工作，而檔案部門則是負責開展檔案管理工作，這兩個部門各自獨立工作，不僅不能保證檔案的完整和準確，而且也不能保證所管理的檔案的質量。在集成式檔案管理方法下，會將這兩個部門科學地結合到一起，使結合后的部門能夠充分會自己的職能，既能保證文件檔案的完整性，還能夠體現檔案管理工作的開放性。
（二）資源管理式
隨著社會科學技術的進步，電子檔案的發展速度越來越快，在檔案管理工作當中電子檔案的管理工作開展難度越來越大，為了提高檔案管理工作的質量，檔案管理工作也需要向著信息檔案管理的方向發展。在未來的檔案管理工作當中，工作人員應該不斷提高自己的技術水平，促進檔案管理工作向著信息檔案管理的方向發展，在利用信息資源的同時提高檔案管理工作的質量，使信息資源體系能夠在檔案管理工作中發揮至關重要的作用。
（三）公共參與式
公共參與式檔案管理工作是公共管理視角的檔案管理規范化的基本表現形式之一，未來公共管理視角的檔案管理規范化的主要發展方向為大眾化、公正、公平的檔案管理工作，為了使檔案管理工作更好地為廣大人民群眾服務，可以在檔案管理工作當中適當地讓群眾參與進來，使檔案管理工作向著公共管理的方向發展。首先檔案管理部門應該定期開展宣傳講座，提高群眾文檔管理意識，并且對有意參與公共檔案管理工作的群眾進行培訓，提高他們的檔案管理能力，讓群眾在檔案管理工作當中更好地發揮作用，不但提高檔案管理的質量。參與檔案管理的群眾一旦發現檔案管理工作當中存在問題，需要及時向工作人員反映，檔案管理人員根據群眾的反映能夠及時采取措施進行改正，提高檔案管理工作的質量。檔案管理工作有公眾參與能夠提高檔案管理工作的公開性，在保證檔案管理有效性、完整性的同時，提高公共管理視角的檔案管理規范化。
4 結語
綜上所述，我國的經濟體制正處在轉型的關鍵時期，在公共管理視角下的檔案管理規范化研究對于檔案管理工作的進步有重要的作用，根據調查，我國公共管理視角的檔案管理規范化還沒有得到全面、完整地研究，針對目前這種現狀，我國檔案管理人員應該提高對公共管理視角下的檔案管理規范研究工作的重視程度，合理變革檔案管理機制，定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的業務水平，其次，不斷創新檔案管理的方式，促進我國公共管理視角的檔案管理工作的發展。
參考文獻
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【關鍵詞】城建；電子檔案；建議
當今社會已經進入數字化發展時代，隨著信息化的迅猛發展，大量的電子文件和電子檔案產生并廣泛應用，如何將這些記載城市建設活動和發展歷程的電子檔案接收、保管和利用已經成為我們城建檔案部門的工作之重。
一、城建電子檔案的特點
城建電子檔案一是具有非人工識讀性和系統的依賴性，只能通過計算機進行處理、傳輸和讀取。傳統的文件內容是以字符或數字等符號記錄于紙張等載體之上，人工可以直接識讀，而電子檔案的信息是以二進制數字代碼的形式記錄于磁性或光學載體上，成為人類無法憑借自身來識讀的文件信息。電子文件存儲的時候需要編碼，信息檢索，閱讀時需要解碼，這樣的過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，否則電子文件將無法產生和無法閱讀，電子文件對系統的依賴性是它的一大特點，同時也是電子檔案管理中的一大難題；二是不再具有固定的存儲載體，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何介質上。根據利用者的需求，可以采用不同的方式輸出。由于電子信息的內容不會永遠和特定的載體相連，所以載體僅僅成為每一個特定時刻文件內容的承載物，電子文件具有高密性和信息的靈活性，具有信息的易變性，可以根據需要對文件的內容、字體等進行修改，且改動后不留任何痕跡。三是與紙質文件相比電子檔案歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作。由于大多數電子檔案的形成者對電子檔案的歸檔不重視，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作而忽視其歸檔。
二、城建電子檔案管理中存在的問題
1、電子檔案原件的真實性和電子檔案內容的保密性問題。電子文件、電子檔案很容易被刪改且不留任何痕跡，在使用計算機形成電子文件檔案的過程中，形成者無法留下自己的筆記，單位負責人無法在形成的電子文件上簽發，日后難以確定電子檔案的真實性和權威性。另外，在網絡的任何終端設備都能索取到存儲在某一設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端，對在一段時間需要保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題帶來了極大的威脅。
2、電子檔案保管的安全性問題。隨著辦公自動化的不斷深入，許多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息都將在網絡中進行，人們只要操作鍵盤就可以得到電子信息，這種方法為檔案的歸檔存儲簡化了程序，同時也方便面了利用，但是如果出現了網絡安全事故或其它方面故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失，因此，必須做好電子檔案保管的絕對安全，進行存儲備份，做好利用權限限制。
3、對電子檔案認識不足，電子檔案管理存在不少誤解電子檔案管理軟件缺乏統一性。有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者作為資料和副本保管。隨著信息化時代的到來電子檔案產生的快速性和方便性，對計算機存儲的文件特別是重要文件及時打印備份，過份依賴計算機，一旦計算機出現故障，會造成文件的丟失，相反，有些人對所收到的電子文件統統打印，事無巨細，不僅導致大量浪費，也給電子文件的歸檔管理帶來難題。計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要，檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的管理軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及互聯網資源共享。
4、專業人才的培養是亟待解決的問題。電子文件歸檔及其電子檔案的管理，都要求檔案人員必須具備一定的計算機知識和較強的業務知識，然而，目前的檔案部門缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業技術的人才，這在客觀上制約了電子檔案工作的現代化和電子檔案的發展。
三、做好城建電子檔案管理工作的對策
1、更新觀念，加強組織領導。電子檔案的出現，對人們來說還是一件新事務，對這樣的事務只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識，城建檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔的意識，尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識，才能保證材料的順利歸檔。目前，一些傳統紙質檔案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不適合電子檔案工作，電子檔案不是一個部門的事情，需要多部門合作、協調，會涉及現行的管理規范，工作流程、牽扯到一些約定俗成的工作方式和利益關系，甚至由于部門利益產生分岐，這就需要對此進行改變、調整，就需要領導的支持和協調，才能使電子檔案管理工作順利進行。
2、制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。為了保證電子檔案的完整、安全和電子文件管理的高效科學，必須由相關的法律法規和各種技術標準來支持，還應包括電子文件與網絡有關的法律、法規、制度，網絡各級系統保密制度、驗收制度，電子文件著錄、管理、傳輸的規定，計算機和應用軟件的兼容性和電子檔案保護存放的溫濕度標準要求等。為大力推廣建設電子檔案工作，建設部相繼了《建設電子文件與電子檔案管理規范》及《關于加強〈建設電子文件與電子檔案管理規范〉宣貫和實施工作的通知》，這些文件使建設電子檔案工作有據可依，對我們開展建設電子檔案工作是個有力的支持，各地區還要依據《規范》制定適合本地區的具有可操作性的歸檔范圍和整理要求，并以建設主管部門的名義下發文件，這樣有關單位會對電子檔案工作更加重視，使電子檔案工作得到切實的開展。
3、做好電子檔案的鑒定和技術處理工作。電子文件的鑒定主要是指電子文件的價值，既對電子文件信息保存價值的鑒定和技術狀況的鑒定，以全面、歷史、發展的觀點對電子文件可讀性、可靠性、病毒性和載體進行鑒定，通過鑒定，符合歸檔標準的電子文件才能進行歸檔，此外，還要對電子文件的內容完整性、手續的完整性、法律依據的完整性、形成過程的完整性進行鑒定，鑒定需要歸檔的電子文件要編制歸檔順序號、保管期限、打印移交目錄，辦理移交手續。建立一個適合磁、光介質保存的環境，存放載體的柜、架及庫房都應達到標準要求，滿足避光、防塵、防變形，遠離磁場和有害氣體，還要對電子檔案進行有效的檢測與維護，進行有效的修正和更新，對電子檔案的技術處理必須嚴格管理進行，不能使保存的電子檔案遭到人為的損害和不可彌補的損失。
4、正確劃定電子檔案的接收歸檔范圍、類別和格式。
根據《規范》建設電子檔案主要包括建設系統業務管理電子檔案和建設工程電子檔案兩大類，包括城鄉規劃、勘察設計、市政公用等行政管理部門的檔案，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林等專業管理單位的檔案，這些檔案按規定應當進館，但實際大部分還是各部門自已保管。建設電子文件有不同的類別，不同的類別存儲格式各有不同，《規范》列出了七種類別和十多種格式，在城建電子檔案工作中很重要的一項就是確定文件的類別和格式，目前，大多數城建檔案館的歸檔范圍是建設工程竣工檔案，一般包括工程準備階段及竣工驗收文件、各種材料合格證、施工試驗報告、竣工圖等。
5、強化培訓，引進人才，培養高素質的檔案人員隊伍。
城建檔案館受歷史影響，人員年齡多偏大，高技術人才比較缺乏，檔案管理的電子化對管理人員提出了更高的要求，工作人員要不斷加強學習，充實自己的檔案管理和計算機業務水平，除必須掌握文字處理、排版以及文件郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作、電子文件的歸檔方法、查閱權限等。條件允許的單位還應當選擇和調配具有計算機知識的檔案人員和了解檔案知識有一定實踐經驗的計算機人員和縮微人員以優化檔案部門的人員結構。
參考文獻：
[1]《廣東檔案》2008NO.4;
關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析
醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。
1 醫院檔案管理的發展現狀
醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的?，F在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。
再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。
2 醫院檔案管理規范化可行性的分析
2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理
醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。
2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系
傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。
有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。
2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。
3 結論
在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
本市行政區域內法人、其他組織和個人的數碼照片檔案管理適用本規范。
1引用標準與規范
DA／T22歸檔文件整理規則
GB／T18894電子文件歸檔與管理規范
GB／T11821照片檔案管理規范
2定義
本規范采用下列定義：
2．1數碼照片：用掃描、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。
2．2數碼照片檔案：法入、其他組織和個人在各項社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。
3歸檔
3．1歸檔范圍：凡是反映各項社會活動、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集歸檔范圍。數碼照片按照采集渠道可以分為：
3．1．1數碼件：指利用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態圖像文件。
3．1．2掃描件：指利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態圖像文件。
3．2收集歸檔要求：
3．2．1數碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數碼照片歸檔的時間、范圍、格式等要求，保證歸檔數碼照片的質量，同時要有相應的技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
3．2．2數碼照片的形成部門負責對應歸檔的數碼照片進行收集，按規范要求填寫文字說明后及時向檔案室移交，或隨其他載體檔案一起歸檔。
3．2．3數碼照片及其文字說明應同時歸檔。
3．2．4歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數碼照片，收集時應將其在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。
3．2．5對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印出紙質照片，按雙套制要求保存。紙質照片的檔案管理參照國家標準GB/Tl1821—2002《照片檔案管理規范》執行。
4整理
4．1．鑒定：歸檔的數碼照片原則上應為原件，以確保其原始性。照片經過修改的不能作為檔案歸檔。
4．2歸檔的數碼照片應當主題內容明確，易于辨認。
4．3數碼照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規范》，每一張照片都應有簡要、準確的文字說明，并能準確概括照片所反映的內容。應按著錄項目要求填寫規范、齊全。
4．3．1著錄項目填寫包含照片號、底片號、參見號、照片題名、拍攝時間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級等項。
4．3．1．1照片號：用8位阿拉伯數字表示，即年度+4位流水順序號。使用軟件輔助管理時可在著錄時由軟件自動生成。
4．3．1．2底片號：為掃描數碼照片而設。指原照片的底片號。
4．3．1．3參見號：與本張數碼照片有聯系的其他檔案的檔號。
4．3．1．4照片題名：題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。
4．3．1．5拍攝時間：照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字按年月日順序表示。
4．3．1．6類別：照片分類。
4．3．1．7攝影者：一般填寫個人，必要時可加填單位。
4．3．1．8保管期限：按照國家照片檔案管理規范要求分為永久、長期和短期。
4．3．1．9采集渠道：根據數碼圖形文件來源標注“數碼件”、“掃描件”。
4．3．1．10備注：其他需要補充和說明的內容。
4．3．1．1l密級：指為的數碼照片檔案確定的密級。
4．4數碼照片檔案的分類：數碼照片按其形成年度分類，不同年度的數碼照片應分別整理。形成數碼照片比較多的單位也可按年度——問題進行分類。分類方案應科學合理。
4．5排列：數碼照片檔案應排列有序，反映同一主題活動的照片應排列在一起。
4．6編目：數碼照片檔案應編制光盤目錄和盤內照片目錄。
4．6．1光盤目錄應逐張編制。項目應包括全宗號、光盤號、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數、備注等。
4．6．1．1全宗號：：同級檔案館給盤檔單位編制的代號。
4．6．1．2光盤號：按形成時間從“1”開始編制流水號。
4．6．1．3題名：全宗名稱+年度+問題+數碼照片文件。
4．6．1．4起始年月：光盤內數碼照片的起始年月。
4．6．1．5終止年月：光盤內數碼照片的終止年月。
4．6．1．6張數：光盤內數碼照片的張數。
4．6．2盤內照片應逐張編制目錄。項目包括全宗號、光盤號、保管期限、照片號、照片題名、責任者、拍攝時間、攝影者、類別、備注等。
4．6．2．1責任者：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3光盤按形成時間為序。光盤上應注明盤號，設置光盤封面，填寫相關內容說明(應包括：全宗號、光盤號、全宗名稱、保管期限、題名、形成時間、張數、類別、套別、制作人、審核人、制作時間等)，光盤封面內容與盤內內容要保持一致。
4．6．3．1全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3．2形成時間：光盤內數碼照片檔案的起始年月和終止年月。
4．6．3．3套別：用漢字表示，填寫“封存”、“利用"和“異地保存"三種。
4．6．3．4制作人：制作數碼照片檔案光盤的人員姓名。
4．6．3．5審核人：負責檢查數碼照片檔案光盤質量的人員姓名。
4．6．3．6制作時間：制作數碼照片檔案光盤的時間。
5存儲
5．1數碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求。整理好的數碼照片檔案應脫機保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體。
5．2同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數碼照片檔案不應存儲在同一張光盤中。
5．3數碼照片檔案光盤應一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
6移交
數碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，檢驗項目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數碼照片檔案的移交和接收工作可在網絡上進行，但必須履行移交手續。
7保管
數碼照片檔案的保管應符合《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求。
7．1數碼照片檔案光盤在刻錄時應做封盤處理，以防止覆蓋和擦寫。
7．2數碼照片檔案光盤在使用中要避免對盤體的擦、劃現象。
7．3存放時遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環境溫度應控制在17—20C；相對濕度選定范圍為35％一一45％。
7．4每張光盤應有堅硬的塑料包裝盒并豎立存放，不得堆疊存放，避免擠壓和彎折。
7．5要建立數碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，發現問題應及時采取措施。
8利用
8．1數碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網上傳輸的形式提供利用，并應登記。利用者不得超出權限規定范圍，不得私自復制、修改或轉送他人。
8．2利用具有保密要求的數碼照片檔案時，應當遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9本規范由南京市檔案局負責解釋
