發布時間：2022-02-13 07:14:59
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的水利工程檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
Abstract： This article mainly introduces the importance of water conservancy project file management for the of water conservancy development. The current situation and problems of water conservancy engineering archives management in China are analyzed， and corresponding countermeasures are put forward.
關鍵詞： 水利工程；工程檔案；管理現狀；反思；對策
Key words： water conservancy project；project files；management status；reflection；countermeasures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）09-0049-02
0 引言
檔案主要是指對過去歷史真實情況的一種投射，是綜合整理各類原始文件所得的最終成果，相對應的水利工程檔案是指水利工程建設的涉及到的一切活動記載，包括水利工程施工前階段形成的基礎設計文件、可行性研究任務書以及規劃設計文件等文件材料以及施工合同、招投標以及審查等相關管理性文件；施工階段形成的施工過程鑒定書、來往文件、竣工圖、表格等文件材料以及監理來往形成的檢驗表格、文書、聲像以及報告等監理材料；竣工驗收階段形成的驗收報告、評審文件以及總結等文件材料。這些工程檔案記錄了水利工程建設的每一個階段、環節、細節，可以真實、全面的反映水利工程建設中具體的管理以及維護，在發現問題時，可作為追根究底、追責到人的重要依據，對于日后水利工程建設的生產、管理與維護都具有極其重要的意義。因此做好水利工程檔案管理工作顯得尤為重要，為了促進水利工程建設的進一步發展，應盡量做到水利工程檔案的科學化、標準化以及規范化。
1 水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案管理的主要功能時真實的反映水利工程建設以及工程管理的全過程，真實、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統的反映水利工程在運行管理過程中每一個細節的真實情況，同時在水利工程竣工后的工程質量評定、維護以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設的整個過程中會有不同的階段，每一個階段會有很多細小的分支，不同專業技術人員會形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環節以及檔案形成后的管理環節都沒有出現偏差，才可以確保整個施工環節的質量以及安全。同時，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關工作人員及時掌握工程的動態，及時的做好維護及改造工作，從而確保整個水利工程的安全運行。
2 當前我國水利工程檔案管理現狀及存在的問題
自我國頒發《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理質量有了很大提高，但由于水利工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態對于水利工程的影響較大，導致水利工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
2.1 缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，水利工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的質量終身制度、建設監理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的水利工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發生了很大變化，對于水利工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致水利工程檔案管理工作一直處于被動狀態，很多水利工程檔案的收集、整理都不及時，水利工程檔案管理沒有充分發揮其作用。
2.2 檔案管理體系不健全。水利工程檔案管理的專業要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規范實際的水利工程檔案管理工作，導致水利工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
2.3 缺乏專業性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到水利工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多水利工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得水利工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業業務培訓，并不熟悉了解水利工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規，很多水利工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致水利工程檔案管理質量低下。同時水利檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業素質水平參差不齊，水利工程檔案管理工作缺乏一定的規范性。
3 加強水利工程檔案管理措施的思考
3.1 加強水利工程檔案管理意識。思想決定行為，想要提高水利工程檔案管理水平，首先必須要求單位管理者應正確認識水利工程檔案管理的意義及其重要性，轉變傳統的管理觀念，應將水利工程檔案管理納入水利工程的整體格局中進行規劃，并將其作為工程管理的重要內容，將水利工程檔案管理貫穿于工程建設全過程，滲透到工程建設的方方面面。同時應加強施工前的設計人員、施工人員、管理人員、技術人員這些重要工作人員的檔案管理意識，積極參與檔案管理工作中，進而確保水利工程檔案收集的完整性、真實性、全面性。
3.2 建立完善的管理制度。科學、完善的水利工程檔案管理制度是確保水利工程檔案管理工作順利實施的重要前提，首先應時刻掌握水利工程建設市場的動態發展變化，根據實際的發展動態及時的調整、修正檔案制度，努力做到與時俱進。首先應制定完善的水利工程檔案日常管理辦法，規范水利工程檔案管理人員的工作行為，加強工程審計、監督、質檢、管理以及施工部門的工作執行力度和強度，實現水利工程檔案管理部門的有效監督職能，進而確保水利工程檔案管理的規范性、有序性。同時應制定科學合理的管理激勵機制，將水利工程檔案管理工作目標盡量細化到每一個部門、崗位及個人，并將檔案管理目標納入單位的年度整體計劃中，納入領導日常工作議事環節中，納入到單位職工的崗位責任制以及經濟責任制中。制定嚴格的考核評分機制，做到獎罰分明，為檔案管理工作創造一個良性的管理運行環境。
3.3 建立專門的水利工程管理機構。單位管理者應指派專人來負責水利工程的檔案管理工作，努力實現“統一領導”、“協調配合”、“專人負責”的管理模式，如果是尚未具備設置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業的工程檔案管理人員進行管理；若完全有實力創建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應全部按照專業的專職檔案管理人員。同時應注意與施工部門人員做好協調工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設的全過程中。
3.4 應加強水利工程檔案管理人員的專業素質。水利工程檔案管理工作是一項專業性、綜合性較強的工作，涉及的范圍比較廣，內容非常的繁雜、瑣碎，同時要求檔案管理應具備技術性、服務性以及科學性，因此對檔案管理工作人員的專業素質有較高的要求。尤其是在當今經濟和科學技術快速發展的時代，檔案管理人員應該不斷提升自身素質，不斷更新自己的知識結構，做到與時俱進，與時代的發展同步。對于水利工程檔案管理人員不僅要求具備扎實的檔案管理專業知識，同時還要求熟練掌握現代先進的數字化技術，不斷的吸收、借鑒先進的管理手段以及管理理念。其次，應注意培養檔案管理部門工作人員的專業培訓，提高他們的業務素質以及愛崗敬業的良好服務意識，進而滿足現代化水利工程管理的實際需求和要求。
總而言之，隨著社會經濟以及水利事業的不斷發展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，單位管理者應加強檔案管理的意識，轉變傳統的管理理念，建立完善的檔案管理制度以及專門的管理機構，同時應加強檔案管理隊伍的素質建設，進而全面提高水利工程檔案管理
水平。
參考文獻：
[1]李永強.水利工程檔案管理手冊[R].北京：中國水利水電出版社，2011.
關鍵詞：水利工程；檔案管理；措施
近年來，隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，水利工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，檔案管理工作也應逐步走向科學化和規范化，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但部分水利工程檔案仍存在整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。科學地進行檔案管理，大力開發水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供利用，是實現水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。下文將對水利工程檔案管理的相關內容進行詳細的論述。
一、水利工程檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。水利工程的建設主要經過前期規劃、設計、招（投）標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規范化管理的工作。科技檔案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段。科技檔案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對于企業發展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業文化的積淀。也為積累工程經驗、吸取教訓、不斷提高企業工作質量和工作效率提供了參考。
二、水利工程檔案管理存在的問題
1.缺乏完善的檔案管理體制和制度
隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。目前，水利企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理制度不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。
2.檔案管理專業人才素質不高
工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，且身兼數職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。
3.檔案管理工作的前期投入和管理不足
檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴重缺失。這是因為：第一，負責工程項目的領導及工程管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作；第二，施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料。
三、完善水利工程檔案管理的措施
當前，我國水利工程的檔案管理工作中存在著一些問題，不利于水利工程的健康發展，因此需要針對問題，采取一些行之有效的措施，具體措施如下所示：
1.建立健全工程項目的檔案負責制
檔案收集工作是檔案取得和積累的一種手段，在整個檔案管理系統中處于一個重要的地位，收集及時就會形成檔案的完整性與系統性，就可以為開發檔案信息資源創造良好的條件。水利工程具有投資規模大、技術含量高、工期長、質量要求高等特點，如何保證工程建設過程中資料的系統收集、連續完整及真實有效呢？一是應從加強組織領導力度著手，按照統一領導、統一制度、分級管理的原則，統一協調檔案管理工作。二是各施工標段的現場檔案室建立，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理，形成工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，這樣從組織機構上就形成了一個專、兼職檔案資料收集的網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2.提高檔案管理人員的專業素質
要不斷的進行培訓，要不斷的提高檔案管理水平和管理范圍的要求，要對管理人員自身的要求也隨之增加，也就是活從事水利工程部門的檔案管理人員和其他行業的管理人員不同，在專業知識和技能上要更全面些，不僅僅要求他們懂得文書檔案，必須還要懂得和水工部門相關的專業類別的檔案。因此，在21世紀的今天，想要達到檔案管理的規范化高水平，就必須對專業管理人員進行提高自身的技能和素質，才能滿足新時期下的水工部門檔案管理的需要，也就是說在進行培訓的過程中要對相關在工程中會形成哪哪些文件、是否是有保存價值的、具體歸檔的范圍、都要進行指導，另外還要參照相關的管理規定進行文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。只有將培訓與檔案管理、工程項目聽不進行，才能真正的提高檔案管理的水平，使檔案更加標準、完整、規范化。
3.加強完善各項制度的管理
建立內部的管理激勵機制，具體把檔案管理工作分解開，每一層都要加以落實，把它劃分為年度目標的任務中，不但要落實到分管領導的目標中，還要落實到相關的人員的目標責任中，在年底的時候要寫總結，嚴格的執行賞罰制度，真正的把各項檔案工作貫徹到各基層，貫穿到建設項目立項直至工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
四、結束語
綜上所述，在整個水工建設的部門中，檔案管理是非常關鍵、重要的管理部門，因為它直接的掌握著整個項目工程的核心命脈，稍有差池，就會直接影響著水工項目的規劃、設計、及整體安全。現階段，我國的水利工程檔案管理存在著一些不足，不利于工程項目的有序開展，因此作為專業的檔案管理工作人員，一定要嚴格的按照各項規章制度進行完成、掌握科學合理的管理的思想觀念，加強對自身的職業素養，從而促進水利工程事業的可持續發展。
參考文獻：
[1] 宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）.
[2] 梁毅.加強現代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].企業科技與發展，2012（12）.
隨著水利行業安全生產標準化建設工作的持續開展，安全生產檔案在安全生產工作中的重要性也日益凸顯，逐漸引起了人們的重視。然而，水利工程管理單位的安全生產檔案管理工作還未走向成熟和平衡，有些單位安全生產檔案的管理很不規范，未按要求設置單獨的檔案庫房或檔案專柜，管理人員往往認為只要把檔案材料收集起來，集中放進檔案盒中保管，丟不了就可以了，沒有進行規范的分類、整理和存放。這樣以來，無論是在檔案的利用、還是在檔案的保管保護方面都存在著一定的問題，所以建立健全安全生產檔案的收集、整理、歸檔、保管制度是很有必要的。
1 水利工程管理單位安全生產檔案的作用
1.安全生產檔案是水利工程管理單位安全管理的基礎
水利工程管理單位的安全生產檔案詳實記錄了本單位安全生產制度建設、安全文化建設;人員的管理、培訓;所轄水利工程的運行、監測、維修、安全養護等方面最基礎、最原始的資料，是水利工程管理單位開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。
2安全生產檔案是分析事故原因的原始資料
事故的發生雖然有突發性和特點，但大部分事故與當事人思想麻痹和工作疏忽有關。對每次事故發生時間和導致事故發生的原因做出詳細的調查和完整的紀錄，就有可能將他們和其他檔案資料綜合在一起，找出事故發生的共性原因，發現隱藏在事故背后一些規律性的東西。這樣做可以抓住安全工作的關鍵點，著重做好事故多發時間和多發部位的防范工作，使安全生產工作更有針對性，起到事半功倍的效果。
3.安全生產檔案是職能部門安全監管監察的重要手段
安全生產檔案，便于檢查人員查閱安全生產資料，有重點地勘察水利工程現場，有效地了解和掌握水利工程管理單位在自身管理過程中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導水利安全生產管理工作。
2 水利工程管理單位安全生產檔案的主要內容
水利工程管理單位安全生產檔案的內容主要有以下幾個方面
1.本單位安全生產組織機構、安全生產規章制度
安全生產組織機構成立和職責分工情況;本單位制定的安全生產規章制度(包括安全生產責任制度、安全生產管理制度、安全操作規程、危險源管理制度等)。
2.安全生產工作文件
包括國家和各級政府所頒發的有關安全生產的法律、法規和條例;上級下發關于安全生產工作的文件及本單位貫徹執行的文件;單位擬定的安全生產管理目標與工作計劃、執行情況及年度總結;本單位第一責任人和直接責任人主持會議的記錄;單位討論重大問題的會議紀要;安全生產例會制度執行情況。
3.安全生產經費投入材料
安全生產措施費落實情況(安全隱患項目的整改、安全防護、消防器材購置等情況;勞動保護用品購置及使用情況;管理人員及從業人員安全生產培訓等費用情況;安全生產經費的實施情況(包括經費計劃安排、使用臺賬等材料)。
3.安全生產責任書、考核及獎懲材料
本單位與安全生產責任人簽訂的責任書;對安全生產責任人年度考核材料;對安全生產先進單位和個人表彰獎勵;對違反安全生產責任人的處罰材料。
4.安全生產檢查材料
本單位安全生產(包括現場安全設施設備、勞動保護用品發放、危險品管理、安全操作、安全保衛及防范、安全防火等)檢查記錄;本單位第一責任人和直接責任人檢查安全生產工作記錄;建立事故隱患臺賬，組織開展安全隱患排查治理、督促落實隱患整改、報送隱患排查治理情況;重大危險源登記建檔、治理情況。
5.安全生產學習教育培訓材料
組織安全生產學習、會議的情況(包括學習、會議的內容、參加人員、記錄、照片等);本單位制定的安全教育培訓計劃，開展安全生產方面的宣傳、教育及培訓評估改進情況;在職職工參加安全生產知識的培訓，及對特種作業人員、新參加工作人員上崗前培訓、三級教育情況。
6.應急機構、預案及演練材料
應急組織機構和應急隊伍建設情況;制定完善安全事故應急預案、加強演練情況(包括生產安全事故應急預案、防洪度汛預案及演練情況等)。
3 加強水利工程管理單位安全生產檔案管理工作的方法
1.加強對安全生產檔案管理工作的領導
水利工程管理單位的各級領導，要把安全生產檔案管理工作作為檔案事業的重要組成部分和單位建設的重要內容來抓。要切實加強對安全生產檔案管理工作的領導，把單位的安全生產檔案管理納入單位工作計劃，與其他各項工作同步安排，同步部署。
2.規范安全生產檔案管理工作，完善安全生產制度
制度建設是規范安全生產檔案管理工作的根本保證。水利工程管理單位要結合水利實際，逐步建立、健全安全生產檔案的收集、鑒別、歸檔及保管保護等制度，明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。安全生產檔案管理，往往涉及到單位各個部門，需要各部門協調解決。因此各部門要齊抓共管，密切聯合，建立起科學系統的檔案管理網絡。安全生產檔案管理工作者還要深入到可能產生安全生產檔案的各單位，了解和掌握實際情況，為收集整理工作打下堅實基礎。
3.加強隊伍建設，提高管理人員素質
檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。安全生產檔案管理人員應熟悉檔案專業理論知識，熟悉安全生產管理業務，忠于職守，遵守紀律，具有履行職責必需的文化知識和專業技能。要定期接受相應培訓，不斷學習檔案管理的新知識和新技術，以適應檔案管理科學化進程的需要。此外，檔案管理工作連續性強，檔案管理人員要較長時間才能逐漸適應。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩定。
4.實現安全生產檔案的科學化、現代化管理
安全生產檔案管理部門應根據本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現檔案管理現代化。
檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方法要不斷改革。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。
為加強水利安全生產檔案管理工作，充分發揮檔案在安全生產工作中的作用，水利工程管理單位應根據國家檔案法規和有關規定要求，建立、健全水利安全生產檔案管理體系，履行檔案工作中的責任和義務，確保水利安全生產檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
【關鍵詞】 水利工程項目 檔案 管理
九十年代后期，國家持續加大了水利基礎設施建設投資力度，石津灌區作為水利部續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、水管體制改革、信息化建設四大試點，灌區工程體系得到持續改善，形成了大量的工程檔案，包括建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設情況，對工程質量評定、工程竣工后的運行管理和維護，以及對新建項目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。
2008年水利部制定下發了《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。
1.石津灌區管理局工程檔案管理工作現狀
石津灌區管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關團體事業單位省三級檔案管理標準，1998年晉升為科技事業單位國家二級檔案管理標準，工程檔案的數量成倍增加，2000年成立了石津灌區續建配套項目建設局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設單位、施工單位、監理單位組成的檔案管理網絡，配備了專、兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續建配套和節水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設步伐，實現了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數累計突破2000卷次，在灌區續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、信息化建設、水能梯級開發和南水北調規劃論證等相關工作中，均發揮了重要作用，創造了可觀效益。
2.灌區工程檔案管理工作存在的問題
2.1 灌區工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規范
一是灌區歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規范。
2.2 灌區工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性
一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現。
2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質老舊發脆且應用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。
3.做好工程檔案管理工作的對策和建議
3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作
3.1.1 建立完善的適合灌區實際的工程檔案管理制度
嚴格按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，結合工程項目本身，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質量地完成檔案資料的收集工作。
3.1.2 加強崗前培訓，規范工程檔案的管理
在工程項目的招投標階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標單位指定一名責任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓，講解水利工程建設過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內容、數量做到心中有數。
堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規范。
3.1.3 多措并舉收集檔案資料。
一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設，及時掌握工程進展情況，并指導和督促技術部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關，把應該歸檔的文件材料全部收集齊全。
3.2 加強工程檔案的開發利用工作。
3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復印審批和及時歸還手續，要求主動反饋利用信息，履行保密責任。
3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發揮檔案的價值。
一、目前我國的水利工程檔案管理技術存在的問題
（一）收集與歸檔工作不到位
對水利工程檔案進行管理與事業單位的檔案管理工作不同，這主要是由于水利工程檔案都是從工程的建設施工中形成的。所以在進行收集與整理檔案的過程中常常會存在一些不穩定因素，這樣也就加大了檔案管理工作的難度。另外，一些小型的水利工程在建設周期與施工要求上比較急，這樣能形成有效的數據資源就相對較少，也沒有受到參建單位的重視。而對于一些大型的水利工程來說，具有工期較長與參建施工企業較多的現象，這就造成了可供收集與整理的數據資源相對較多，在內容上也比較繁瑣，一旦大意就極有可能會造成遺漏等情況。加之施工企業中的施工人員比較復雜，具有很強的臨時性，這就造成了一定的數據資源發生遺漏的現象[1]。就目前來說，很多參與建設施工的企業都是在工程后期才開始數據資源的整理與收集工作，而對于在工程建設中的數據資源卻并沒有及時收集，從而造成了一定的數據資源發生遺失或是資料不全的情況。
（二）質量得不到保證
水利工程檔案質量的高低直接影響著水利工程的質量，所以就要加強對水利工程的管理。因此，在進行水利工程的單項驗收與竣工驗收時，檢驗人員應當要認真進行驗收，確保檔案的質量，對一些沒有按照要求而提交水利工程檔案或是檔案不符合要求的參建單位，不能進行驗收或是質量評定工作。通過調查可以看出，目前我國水利工程檔案在質量管理上存在的問題主要包括：首先是在歸檔與整理材料的責任上沒有劃分明確；其次是管理人員在對檔案進行管理的過程中沒有按照檔案管理辦法來進行管理，且檔案中的內容也不完整；最后是在對資料所進行的收集整理工作與移交接收工作存在脫節的現象，這樣就導致了對檔案整理質量不高的案卷沒有辦法進行補救。
（三）檔案保管不嚴密
在對水利工程檔案進行保管的過程中，常常會有一些資料需要被經常使用，如水利工程的設計圖紙與施工計劃等，但在使用的過程中，沒有有效的管理制度。所以也就造成了在對這些資料進行管理的過程中缺乏規范化的管理，在出借與歸還上，也沒有有效的手段開展管理工作[2]。
（四）檔案的信息化程度不足
隨著信息技術的不斷發展，在我國現代化的水利工程建設中，需要進行相應的改革與創新。隨著計算機與網絡的全面推廣，使更多的資料都是直接在電腦上產生的，并通過網絡來實現高速傳輸。正是這種新型的辦公模式的產生，對傳統的辦公模式造成了一定的沖擊，傳統的辦公模式已經不再適用于現代化的要求了，這就對水利工程的檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，即檔案的信息化管理。
二、提高水利工程建設施工中檔案管理技術的有效措施
（一）抓好水利工程檔案的收集與整理工作
對水利工程檔案進行收集與整理就必須要嚴抓水利工程建設中的三個階段：第一階段主要是水利工程的前期施工階段。在這一階段中，要求檔案的行政管理部門要與參建企業的管理人員做好密切的聯系，并加強指導管理人員做好檔案的管理與收集工作，及時掌握水利工程建設施工的動態，及時做好資料的收集與整理工作[3]。第二階段主要是水利工程的施工階段。在這一階段中，檔案管理部門要及時與參建企業的管理人員取得聯系，并要求管理人員要及時做好材料的整理與收集工作。或是可以定期對參建企業的檔案管理工作進行全面檢查，為最終的竣工檔案的驗收工作做好準備。第三階段主要是水利工程的竣工驗收階段。在此階段中，檔案管理部門要主動參與到驗收工作中去，并確定檔案的真實性與完整性，并認真做好檔案的歸檔與驗收工作，對一些檔案不合格的現象則不能進行確認驗收。大部分的水利工程都比較龐大，且具有一定的復雜性，甚至會發生跨年建設的現象。這主要是由于水利工程的工期時間較長，且人員流動性又比較大，這樣就會造成各項數據資料比較繁瑣，很容易發生遺漏的現象。因此，在進行管理的過程中，要盡可能地收集好數據資料，這樣才能在進行歸檔的過程中及時與清晰地完成歸檔工作。
（二）做好整理工作
1.做好前期階段的管理工作。在此過程中要注意一些報批的數據資料，并確立材料在前、圖紙在后，正式在前、請示在后的流程[4]。
2.做好勘測與設計階段的管理工作。在這一階段中，要以勘測、地質與氣象等基礎條件為主，做好專業的整理工作。
3.做好建設施工階段的管理工作。在這一過程中，要整理好質量評定材料與驗收記錄等工作，同時還要確保管理工作不發生遺漏。
（三）堅持做到檔案管理與工程同步
造成檔案不完整的最主要原因就是對數據資料的收集不及時。因此，做好水利工程檔案的管理與工程的建設管理工作就成為了首要的任務之一。首先可以建立檔案管理機構，并安排專業人員進行管理工作。在制定建設計劃的過程中，要確立檔案管理制度與庫房等設施。在施工階段，要確保所簽訂的合同中具備檔案管理的相關工作內容。其次是要做好各個階段的材料數據進行收集與整理，從項目的提出開始，就要確立建檔工作的開始維護參建單位的合法權利[5]。
（四）做好檔案的信息化管理工作
關鍵字：重點水利工程 檔案管理
水利工程是國民經濟重要基礎設施，與經濟建設及人民群眾生命財產安全息息相關，關系到廣大人民群眾最現實最直接的利益。加強水利建設，提供安全的水環境，有利于社會環境的穩定和發展環境的優化。各級政府十分重視水利工程建設，不斷加大投入，興修水利設施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災等級等，其在保障城市人民生活正常進行和預防及抵御自然災害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點建設竹銀水源工程、白蕉聯圍、小林聯圍、乾務赤坎大聯圍和中珠聯圍等水利工程項目。竹銀水源工程是貫徹落實國務院批準的《保障澳門、珠海供水安全專項規劃報告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關鍵工程。
水利項目檔案是水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水利工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當地經濟建設和水務事業發展提供服務，所以，做好水利項目檔案工作對推動當地經濟可持續發展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案數量大、載體多樣、保存價值高。當前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項目檔案管理組織架構
項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業，是不可能高質量完成這些工作要求的。
二、加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業務指導
要使工程項目檔案工作獲得持續、均衡、快速發展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發現的問題及時整改，并由監理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。當然，業務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規劃。
三、項目檔案管理工作與工程項目建設同步
項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規的規定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監督指導，督促監理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監控。
五、深入現場收集檔案資料
水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。
檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用。因為駐地監理工程師全天候在工地上監督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強化審查，嚴格驗收項目檔案
根據《國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環節。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當地檔案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發現的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監理單位總監組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。
總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學習的過程，只有經過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發展。
參考文獻：
我國歷來是農業大國，而水利工程的建設對于農業發展有著重要作用。中國自古以來就有著大興水利工程，以促進農業發展的傳統。從古代的都江堰到近現代神州大地各處興建的水利工程設施，我們可以認識到水利工程對于中國農業發展的重要促進作用。而水利工程檔案管理工作是水利工程建設的重要依據，檔案管理工作關系到新的水利工程的修建是否能夠符合當地的實際情況，通過記錄水利工程的修建過程中各項文件批文、施工具體程序以及施工過程中耗用的各項材料、檢修保養記錄等，可以讓水利過程建設和管理人員對該工程的建設和管理維護過程有具體而詳細的了解，并且對于建設新的水利工程有著重要的指導意義。水利工程檔案包括水利工程施工和維護期間的各項資料，以文字、圖紙、圖表和聲像等多種形式存在，并且保存在相應的檔案資料室中，記錄所有前期水利工程的建設工程，為管理和監管人員提供水利工程建設期間的一切資料，檔案管理工作要求水利工程建設資料必須完備而且井然有序，包括一項水利工程整個建設周期和之后相關的維護管理工作的記錄資料。這些資料有前期的建設準備，如前期水利工程勘察和可行性研究報告，有建設前的商業招標工作和政府批建公文等；也有建設過程中的工程施工記錄、材料驗收和耗用記錄以及工程建設完成過后的相關的質量鑒定和維修、維護工作的記錄信息。水利工程檔案管理工作對于監督和管理水利工程建設有非常重要的使用價值，它不僅能夠幫助管理人員了解歷史建設工程的詳細情況，還可以為新建水利工程提供建設前期準備、中期施工管理以及后期維護管理等全程、多環節的歷史經驗借鑒，在指導建設新的水利工程設施方面有著重要的指導意義。
2 完善水利工程檔案管理工作的問題和解決措施
現代水利工程隨著市場技術和建設水平的提高，在水利工程建設的各個環節都呈現出專業化和技術化的特點，對于水利工程檔案管理工作的要求也相應提高。總的來說，水利工程檔案具有極強的借鑒意義，由于它真實、集中地反映了歷史上每一項水利工程的建設和維修、養護工程中涉及的方方面面信息，包括水利工程的選址和地區勘察、該水利工程的建設可行性研究和論證以及工程建設期間的所有設計和施工流程，因此擁有極高的利用價值。這些水利工程的檔案資料可以為之后其它新建工程提供寶貴的經驗和借鑒，具有一定的指導意義。同時，由于水利工程建設的獨一性和復雜性，即水利工程建設的過程中涉及到多個環節的前期準備和具體過程，它的資料是獨一份的，但同時又可能會被重復地推翻和修改，最終定稿，但為了保證資料的完整性和連續性，檔案資料必須將主要的流程和重要的資料都記錄下來，因此，水利工程檔案是內容復雜且變化較多的，一定程度上對水利工程檔案管理工作形成了壓力。
水利工程建設涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。然而在實際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經納入了工程建設的計劃范圍之內，但是仍存在檔案管理與工程建設不同步，存在檔案質量方面的問題；檔案分類不明確，檔案管理員專業能力不足的問題；檔案應用不規范，檔案丟失、檔案信息不準確問題等。因此，加強水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。
1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性
水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。
檔案管理的標準化和規范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。
2 水利工程檔案管理過程中存在的問題
目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。
2.1 水利工程檔案管理質量問題
水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。
2.2 水利工程檔案管理人員配置問題
水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。
2.3 水利工程檔案管理規范性問題
水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。
3 提升水利工程檔案管理水平的方法
水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。
3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制
水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。
3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構
檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。
3.3 建立信息化檔案管理體系
隨著信息技術和網絡技術的不斷發展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術，提升檔案管理水平已經成為一種趨勢，將原有的人工操作，轉化為計算機操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術水平。目前，水利工程檔案管理系統已經在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。
